Checklist voor een goed georganiseerde smartphoneworkshop

Een smartphoneworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een presentatie en een paar telefoons. Je regelt eerst ruimte, datum, programma en docenten, daarna de deelnemers, oefeningen en techniek. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, materialen en boodschappen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, opgeladen apparatuur en oefenplekken waar deelnemers direct aan de slag kunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Docenten vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Workshopmateriaal selecteren
2 personen
Handleidingen samenstellen
2 personen
Presentatie voorbereiden
Oefenopdrachten testen
2 personen
Techniek reserveren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemers herinneren
Materialen bundelen
2 personen
Ruimte openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Oefenplekken inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
Programma toelichten
Basisinstellingen uitleggen
2 personen
Veiligheid en privacy behandelen
2 personen
Koffiepauze begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Apps en berichten oefenen
3 personen
Foto's en videobellen oefenen
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Persoonlijke hulp bieden
4 personen
Belangrijke tips samenvatten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
Overgebleven boodschappen opruimen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 26
Registratietafel
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
USB-opladersaantal 8
USB-C-kabelsaantal 8
Lightning-kabelsaantal 8
Telefoonstandaardsaantal 10
Wifi-versterker
Powerbanksaantal 6
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Internetmodem

Servies

Koffiekopjesaantal 26
Glazenaantal 26
Bordenaantal 26
Besteksetsaantal 26
Serveerbestekaantal 4
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 26
Pennenaantal 30
Presentatiebord
Flip-over
Flip-overvellenaantal 20
Markeerstiftenaantal 8
Plakbandaantal 2
Papiersnijder
Badgehoudersaantal 26

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakdoekenaantal 8
Emmersaantal 2
Bezem en blik
Stofzuiger

Tips

Plan de workshop minstens 4 weken vooruit. Dan houd je tijd over om docenten vast te leggen, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen met dieetwensen te verwerken.
Test alle oefenopdrachten uiterlijk 7 dagen vooraf op verschillende telefoons. Controleer ook of handleidingen en presentatie aansluiten op zowel Android als iPhone.
Maak per oefenplek een kleine set met handleidingen, pennen, een telefoonstandaard en de juiste kabels. Leg USB-C-, Lightning- en USB-opladers apart klaar, zodat je tijdens de workshop niet hoeft te zoeken.
Sluit beamer, laptop, projectiescherm, luidspreker en wifi-versterker minimaal 60 minuten voor aanvang aan. Test daarna niet alleen het beeld, maar ook geluid, internet en alle stopcontacten.
Zet de registratietafel 30 minuten voor de start klaar met deelnemerslijst, naamkaartjes en pennen. Plan de ontvangst ruim genoeg om aanwezigheid te registreren en deelnemers naar hun oefenplek te begeleiden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een smartphoneworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 weken vooraf met ruimte, datum, programma en docenten. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag dieetwensen en telefoonvoorkeuren direct bij de aanmelding uit.
Welke techniek heb ik nodig voor een smartphoneworkshop?: Reken minimaal op een laptop, beamer, projectiescherm, luidspreker, verlengsnoeren en stekkerdozen. Leg daarnaast USB-C- en Lightning-kabels, USB-opladers en eventueel een wifi-versterker klaar.
Hoeveel tijd moet ik op de dag zelf opbouwen?: Reserveer minstens 60 minuten voor het aansluiten en testen van de presentatietechniek en het inrichten van de oefenplekken. Zet de registratietafel 30 minuten voor de start klaar.
Wat moet ik deelnemers vooraf vragen voor een smartphoneworkshop?: Vraag bij de aanmelding naar naam, aanwezigheid, telefoon-type en eventuele dieetwensen. Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering met starttijd, locatie, meeneeminformatie en eventuele voorbereiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.