Checklist para organizar un taller de smartphone
Un taller de smartphone necesita más que una presentación y varias mesas. Hay que coordinar docentes, inscripciones, preferencias dietéticas, materiales de práctica y equipos compatibles con distintos teléfonos. Esta checklist reúne 47 tareas y 48 materiales en el orden adecuado, desde reservar el espacio hasta recibir a los participantes. También contempla detalles que suelen fallar a última hora, como los cables, la conexión wifi, los cargadores y la preparación de las zonas de ensayo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a los docentes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Seleccionar el material del taller
2 personas
Elaborar manuales
2 personas
Preparar la presentación
Probar las actividades de práctica
2 personas
Reservar técnica
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recordar a los participantes
Agrupar los materiales
2 personas
Abrir el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Preparar los espacios de ensayo
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de registro
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
Presentar el programa
Explicar la configuración básica
2 personas
Tratar la seguridad y la privacidad
2 personas
Guiar la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Practicar apps y mensajes
3 personas
Practicar fotos y videollamadas
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Ofrecer asistencia personal
4 personas
Resumir los consejos importantes
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Devolver el equipo prestado
Recoger las compras sobrantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 26
- Mesa de registro
- Mantelescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavoz
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cargadores USBcant. 8
- Cables USB-Ccant. 8
- Cables Lightningcant. 8
- Soportes para teléfonocant. 10
- Amplificador de wifi
- Baterías externascant. 6
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Módem de internet
Vajilla
- Tazas de cafécant. 26
- Vasoscant. 26
- Platoscant. 26
- Cubiertoscant. 26
- Cubiertos de serviciocant. 4
- Jarras de aguacant. 4
Cocina
- Cafetera
- Hervidor de agua
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejas de servircant. 6
- Cucharonescant. 4
- Bandejascant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 26
- Bolígrafoscant. 30
- Panel de presentación
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 8
- Cinta adhesivacant. 2
- Cortadora de papel
- Portabadgescant. 26
Catering
- Compras
Limpieza
- Paños de limpiezacant. 8
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedor
- Aspiradora
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los docentes antes de enviar las invitaciones; así las inscripciones se abren con información completa y puedes actualizar la lista de participantes sin rehacerla después.
- Pregunta por las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día del taller. Con esa información puedes ajustar la compra y preparar café, té y agua sin improvisar.
- Prueba todas las actividades prácticas con antelación y usa los mismos tipos de conexión que tendrán los asistentes. Comprueba especialmente los cables USB-C, Lightning, cargadores y regletas.
- Reserva tiempo para probar el proyector, la pantalla, el portátil, el altavoz y la conexión wifi antes de abrir el espacio. Una prueba de 30 minutos evita perder el inicio del programa por un cable incompatible.
- Agrupa los materiales por actividad y deja preparada la mesa de registro con tarjetas de nombre y bolígrafos. La recepción será más rápida si la asistencia y las instrucciones iniciales están listas antes de que llegue el primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo empezar a organizar un taller de smartphone?
- Empieza al menos 4 semanas antes. En la primera semana reserva el espacio, fija la fecha y confirma a los docentes; después abre las inscripciones y prepara los materiales.
- ¿Qué equipo técnico necesito para un taller de smartphone?
- Como mínimo, prevé un proyector, una pantalla, un portátil, un altavoz, regletas y cables alargadores. Añade cargadores USB, cables USB-C y Lightning, soportes para teléfonos y un amplificador de wifi si la señal del espacio es irregular.
- ¿Cuándo debo enviar los recordatorios a los participantes?
- Envía un primer recordatorio entre 5 y 7 días antes y confirma de nuevo el horario el día anterior. Aprovecha el segundo contacto para indicar qué deben llevar y verificar cualquier cambio en la lista.
- ¿Cómo preparo la sala el día del taller?
- Llega al menos 90 minutos antes. Coloca mesas y sillas, prepara las zonas de ensayo, conecta el equipo de presentación, monta el registro y deja listos el café y el té antes de la recepción.
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