Checklist pour organiser un atelier smartphone

Un atelier smartphone demande plus qu’une salle et quelques téléphones. Il faut coordonner les enseignants, les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel de démonstration, puis préparer des exercices réellement testés. Cette checklist rassemble les 47 tâches et 48 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous pouvez ainsi suivre les réservations, les participants, l’installation et l’accueil sans oublier les détails qui bloquent souvent le démarrage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les enseignants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Sélectionner le matériel d’atelier
2 personnes
Compiler les consignes
2 personnes
Préparer la présentation
Tester les exercices d'entraînement
2 personnes
Réserver la technique
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rappeler les participants
Regrouper le matériel
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Aménager les espaces d'entraînement
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
Présenter le programme
Expliquer les réglages de base
2 personnes
Aborder la sécurité et la confidentialité
2 personnes
Animer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
S’entraîner aux apps et aux messages
3 personnes
S'entraîner aux photos et aux appels vidéo
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Offrir une aide personnalisée
4 personnes
Résumer les conseils importants
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger les provisions restantes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 26
Table d'inscription
Nappesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs USBqté 8
Câbles USB-Cqté 8
Câbles Lightningqté 8
Supports de téléphoneqté 10
Amplificateur Wi-Fi
Batteries externesqté 6
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Modem internet

Vaisselle

Tasses à caféqté 26
Verresqté 26
Assiettesqté 26
Couvertsqté 26
Couverts de serviceqté 4
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 4
Plateauxqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 26
Stylosqté 30
Panneau de présentation
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 20
Marqueursqté 8
Ruban adhésifqté 2
Massicot
Porte-badgesqté 26

Catering

Courses

Nettoyage

Chiffons de nettoyageqté 8
Seauxqté 2
Balai et pelle
Aspirateur

Conseils

Réservez la salle et fixez la date avant d’envoyer les invitations : prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les tables, les chaises et les espaces d’entraînement.
Confirmez les enseignants plusieurs semaines à l’avance et faites tester chaque exercice sur les appareils utilisés. Un exercice qui fonctionne sur un modèle peut demander une autre procédure sur iPhone ou Android.
Pour le matériel, vérifiez les chargeurs USB, câbles USB-C et Lightning, multiprises et rallonges séparément. Comptez au moins un point de recharge pour 3 à 4 participants afin d’éviter les files d’attente.
Fermez les inscriptions avec un délai précis, puis mettez à jour la liste des participants et leurs besoins alimentaires. Préparez les badges nominatifs et la table d’inscription avant l’ouverture de la salle.
Le jour J, arrivez au moins 60 minutes avant l’accueil : branchez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et le haut-parleur, testez le Wi-Fi, puis préparez le café et le thé avant l’enregistrement des présences.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un atelier smartphone ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les enseignants, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et tester les exercices.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier smartphone ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant l’atelier pour pouvoir mettre à jour les participants et acheter les quantités nécessaires.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Arrivez au moins 60 minutes avant l’accueil. Comptez ce temps pour disposer les tables et les chaises, aménager les espaces d’entraînement, brancher la présentation et vérifier les accessoires de connexion.
Que faut-il prévoir pour les téléphones des participants ?: Prévoyez des chargeurs USB, des câbles USB-C et Lightning, des multiprises et des rallonges. Gardez aussi quelques supports de téléphone et testez la connexion Wi-Fi avant le début, idéalement 30 minutes avant l’arrivée du groupe.

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