Smartphone-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Smartphone-Workshop steht und fällt mit funktionierender Technik und gut vorbereiteten Übungsplätzen. Plane zuerst Raum, Datum, Programm und Dozenten, danach Anmeldungen, Unterlagen und Geräte. Kurz vor dem Termin werden Präsentation, Übungen, WLAN und Ladekabel getestet. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Empfang, beschriftete Plätze und ausreichend Zeit für Aufbau und Registrierung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung, ohne die einzelnen Aufgaben aus dem Blick zu verlieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Raum reservieren
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Dozenten festlegen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Workshopmaterial auswählen
2 Personen
Handbücher zusammenstellen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
Übungsaufgaben testen
2 Personen
Technik reservieren
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Teilnehmer erinnern
Materialien bündeln
2 Personen
Raum öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
Übungsplätze einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
Programm vorstellen
Grundeinstellungen erklären
2 Personen
Sicherheit und Datenschutz behandeln
2 Personen
Kaffeepause begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
Apps und Nachrichten üben
3 Personen
Fotos und Videotelefonie üben
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr abräumen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Persönliche Hilfe anbieten
4 Personen
Wichtige Tipps zusammenfassen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 26
- Registrierungstisch
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- USB-LadegeräteAnz. 8
- USB-C-KabelAnz. 8
- Lightning-KabelAnz. 8
- TelefonständerAnz. 10
- WLAN-Verstärker
- PowerbanksAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- Internetmodem
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 26
- GläserAnz. 26
- TellerAnz. 26
- BestecksetsAnz. 26
- ServierbesteckAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
Küche
- Kaffeemaschine
- Wasserkocher
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 4
- TablettsAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 26
- StifteAnz. 30
- Präsentationsboard
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 20
- MarkerAnz. 8
- KlebebandAnz. 2
- Papierschneider
- BadgehalterAnz. 26
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- PutzlappenAnz. 8
- EimerAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- Staubsauger
Tipps
- Teste Präsentation, Beamer, Laptop, Lautsprecher und WLAN spätestens am Vortag gemeinsam. So bemerkst du fehlende Adapter, ein zu kurzes Verlängerungskabel oder eine instabile Verbindung nicht erst beim Start.
- Plane für jeden Übungsplatz passende Ladeoptionen ein: USB-Ladegeräte sowie USB-C- und Lightning-Kabel. Rechne außerdem mit mindestens einem Ersatzkabel pro Anschlussart, weil Kabel besonders schnell fehlen oder beschädigt sein können.
- Verschicke die Erinnerung spätestens 48 Stunden vor dem Workshop. Bitte dabei um eine Rückmeldung zu Ernährungswünschen und weise auf Beginn, Einlass und die benötigten eigenen Smartphones hin.
- Bereite Handbücher, Präsentation und Übungsaufgaben vor der Veranstaltung vollständig vor und teste jede Aufgabe einmal. Bündele die Materialien anschließend nach Tisch oder Teilnehmerplatz, damit die Ausgabe bei der Registrierung nicht stockt.
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vorher. Stelle Tische, Stühle, Registrierungstisch und Übungsplätze auf, richte Namensschilder und Stifte aus und plane zusätzliche Zeit für Kaffee, Tee und die Anwesenheitserfassung ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Smartphone-Workshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Datum, Programm und Dozent. Einladungen sollten mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Welche Technik braucht man für einen Smartphone-Workshop?
- Für die Präsentation brauchst du normalerweise Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und gegebenenfalls Lautsprecher. Für praktische Übungen solltest du USB-Ladegeräte, USB-C- und Lightning-Kabel, Verlängerungskabel sowie bei schwachem WLAN einen WLAN-Verstärker einplanen.
- Wann soll der Raum für den Smartphone-Workshop geöffnet werden?
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle aufstellen, Technik anschließen, Übungsplätze einrichten, Kaffee und Tee bereitstellen und den Registrierungstisch vorbereiten.
- Wie viele Handbücher und Namensschilder brauche ich?
- Lege für jede angemeldete Person ein Handbuch und ein Namensschild bereit. Drucke zusätzlich 2 bis 3 Exemplare als Reserve, falls sich jemand kurzfristig anmeldet oder ein Ausdruck verloren geht.
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