Smaakmarkt organiseren: checklist van planning tot opening

Een Smaakmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen eten inkopen. Je stemt 81 taken op elkaar af: van aanmeldingen en dieetwensen tot leveranciers, kookdemonstraties en marktkramen. Plan eerst de bezoekersstroom en leveringsmomenten, en werk daarna toe naar menu, voorraad en bereiding. In de laatste dagen draait alles om koelen, sorteren, etiketteren en het klaarzetten van servies en informatie voor bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Kookdemonstraties plannen
2 personen
Reserveringen maken
Marktkramen indelen
2 personen
Menu en allergenen opstellen
2 personen
Leveringsmomenten afspreken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Menuborden maken
2 personen
Allergenenkaarten printen
Ingrediënten sorteren
3 personen
Groenten wassen
3 personen
Ingrediënten snijden
4 personen
Sauzen en dips bereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Kookstations inrichten
4 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafelkleden leggen
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Kassa en betaalpunten testen
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten bevoorraden
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Kookstations laatste keer testen
3 personen
Personeel instrueren
2 personen
Entree gereedmaken
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Proeverijen uitserveren
6 personen
Kookdemonstratie verzorgen
3 personen
Kookdemonstratie verzorgen
3 personen
Kookdemonstratie verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Buffetten aanvullen
4 personen
Servies ophalen
3 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Voorraad bij de stands aanvullen
3 personen
Dieetwensen aan bezoekers toelichten
2 personen
Laatste bestellingen verwerken
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kookapparatuur uitschakelen
3 personen
Ongebruikte etenswaren koelen
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opslaan
2 personen
Afval naar inzameling brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Transportkarrenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 140
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Menubordenaantal 16
Krijtbordenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Tafeldecoratiesaantal 18
Loper voor entree
Papieren servettenhoudersaantal 24

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 8
Gasbrandersaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 8
Staafmixersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 16
Koks messenaantal 12
Mengkommenaantal 16
Kookpannenaantal 10
Koekenpannenaantal 8
Ovenschalenaantal 10
Maatbekersaantal 6
Tangenaantal 16
Pollepelsaantal 12
Serveertangenaantal 16
Keukenhandschoenenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Afwasbakkenaantal 6

Verlichting

Lichtslangenaantal 8
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit dieetwensen en allergenen uiterlijk vóór het definitieve menu af. Zet per gerecht de allergenen op een aparte kaart, zodat bezoekers niet bij elke marktkraam opnieuw hoeven te vragen.
Plan leveringsmomenten per leverancier in tijdvakken van 30 tot 60 minuten. Zo komen verse producten, drank en materiaal niet tegelijk binnen en houd je ruimte over om voorraad te controleren.
Maak de marktkramen niet pas op de ochtend zelf definitief. Leg vooraf vast welke kraam welk menu, welke apparatuur en welke serveerschalen krijgt; dat voorkomt zoeken tijdens de opbouw.
Tel servies en glazen minstens één keer vóór de boodschappen en nogmaals na het klaarzetten. Gebruik voor een proeverij meerdere kleine uitgiftemomenten en houd een reservevoorraad bestek, servetten en waterglazen apart.
Bereid ingrediënten in een vaste volgorde: eerst wassen en sorteren, daarna snijden, vervolgens sauzen, dips en hapjes. Label bakken met gerecht en gebruiksmoment, zodat niemand tijdens de demonstraties hoeft te gokken wat klaarstaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Smaakmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, tijden, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan leveranciers, kookdemonstraties en marktkramen uiterlijk 3 weken voor de markt; in de laatste week controleer je voorraad, dieetwensen en materiaal.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een Smaakmarkt?: Bereken eerst het verwachte aantal aanmeldingen en verdeel dat over de gerechten en proeverijrondes. Controleer de hoeveelheden uiterlijk 3 dagen vooraf, koop verse producten zo laat mogelijk in en houd per kwetsbaar gerecht een kleine reserve aan volgens je eigen portiegrootte.
Wanneer moet ik allergenenkaarten en menuborden maken?: Maak het menu en de allergenenlijst zodra leveranciers en recepten definitief zijn, bij voorkeur 7 dagen vóór de Smaakmarkt. Print de kaarten en menuborden uiterlijk 1 dag vooraf en controleer ze nogmaals nadat de laatste ingrediënten zijn ontvangen.
Wat moet ik op de dag van een Smaakmarkt als eerste doen?: Begin met koelen, apparatuur en marktkramen voordat je ingrediënten uitpakt. Reken op 2 tot 3 uur voor opbouw en voorbereiding: controleer daarna servies, naamkaartjes, menuborden, allergenenkaarten en de indeling voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.