Smaakmarkt organiseren: checklist en planning

Een Smaakmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en hapjes regelen. Je moet standhouders op tijd vastleggen, dieetwensen en allergeneninformatie verzamelen en controleren of vergunning, stroom en afval geregeld zijn. Werk vanuit de marktindeling: bepaal eerst de route, ingang en standplaatsen en deel daarna de plattegrond met iedereen. In deze checklist zie je welke zaken je vroeg, enkele weken vooraf en vlak voor de markt controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementspagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Vergunning controleren
Afvalinzameling reserveren
Stroompunten vastleggen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
Route en ingang bepalen
2 personen
Promotie opstarten
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Plattegrond verspreiden
Standhouders informeren
Stroombehoefte inventariseren
Allergeneninformatie opvragen
Menukaarten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Noodcontacten verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
Koelruimte controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Proefporties voorbereiden
3 personen
Allergenenbord maken
Polsbandjes en bonnen sorteren
2 personen
Tenten en kramen lossen
5 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroomkabels leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Ingang inrichten
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
Koelkasten vullen
3 personen
Proefbuffet opbouwen
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

Openingsronde uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Proefhapjes serveren
5 personen
Dranken serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Proefbuffet bijvullen
4 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
2 personen
Leveranciers ondersteunen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Laatste bestelronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kassa en bonnen afsluiten
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
3 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie vegen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen reinigen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 16
Klaptafelsaantal 24
Statafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Kraamzeilenaantal 16
Tentgewichtenaantal 32
Transportwagensaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 350
Herbruikbare kommenaantal 200
Herbruikbare glazenaantal 400
Koffiekopjesaantal 150
Messenaantal 250
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 30
Schaaltjesaantal 80
Serveerschalenaantal 40
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 12
Keukenmessenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Kleine koelkastenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Handmicrofoonsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 16
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 12
Krijtbordenaantal 20
Menubordhoudersaantal 20
Tafeldecoratieaantal 24

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 20
Maatbekersaantal 6
Mengkommenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Opbergbakkenaantal 30
Koelelementenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Benader standhouders vroeg en verwerk aanmeldingen direct. Vraag per deelnemer naar allergeneninformatie, dieetwensen, menukaarten en de benodigde stroom; zo voorkom je last-minute wijzigingen in de indeling.
Leg de route, ingang en standplaatsen vast voordat je de plattegrond verspreidt. Houd bij elke kraam rekening met partytenten, marktkramen, klaptafels, tentgewichten en ruimte voor transportwagens.
Inventariseer de stroombehoefte per standhouder en bevestig de stroompunten vóór de leveringen. Noteer welke apparatuur wordt gebruikt, zoals koffiezetapparaten, waterkokers, kleine koelkasten en koelboxen, en plan verlengkabels en stekkerdozen.
Regel afvalinzameling en leveranciers niet pas in de laatste week. Controleer minimaal 7 dagen vooraf de reservering, levermomenten en voorraadlijst; controleer ook of herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek en serveerschalen beschikbaar zijn.
Maak voor de opbouw en het verloop een vrijwilligersindeling met duidelijke tijdvakken. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zorg dat partytenten, kraamzeilen en tentgewichten klaarstaan voordat standhouders arriveren.‌

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik standhouders voor een Smaakmarkt benaderen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met benaderen. Vraag bij de aanmelding meteen naar assortiment, allergeneninformatie, dieetwensen, standgrootte en stroombehoefte.
Wanneer moet ik de vergunning voor een Smaakmarkt controleren?: Controleer de vergunning en eventuele voorwaarden zodra de datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Plan uiterlijk 4 weken voor de markt een tweede controle van de vereisten.
Hoeveel tijd vooraf moet ik de marktindeling maken?: Maak een eerste indeling 4 tot 6 weken vooraf, zodra de belangrijkste standhouders bekend zijn. Werk de definitieve standplaatsen, route en ingang uiterlijk 2 weken vooraf uit en verspreid daarna de plattegrond.
Wanneer controleer ik de voorbereiding van een Smaakmarkt?: Doe een volledige controle 7 dagen vooraf en een korte eindcontrole 48 uur vooraf. Loop dan leveranciers, afval, stroom, vrijwilligers, voorraad, weer en materialen zoals tentgewichten, koeling en servies na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.