Checklist para organizar tu Mercado de sabores

Un Mercado de sabores necesita más que puestos y comida: hay que coordinar expositores, permisos, accesos, electricidad, alérgenos y residuos. Esta checklist reúne 85 tareas y 60 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde publicar el evento hasta comprobar las entregas. Empieza cerrando proveedores y participantes, y deja para la última semana el plano definitivo, el inventario y la previsión meteorológica. Así evitas descubrir el día del mercado que faltan enchufes, pesos para las carpas o información dietética.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
2 personas
Comprobar el permiso
Reservar recogida de residuos
Registrar los puntos de conexión eléctrica
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
Determinar ruta y entrada
2 personas
Lanzar la promoción
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Distribuir el plano
Informar a los responsables de los stands
Inventariar las necesidades de electricidad
Solicitar información sobre alérgenos
Comprobar las cartas del menú
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recopilar contactos de emergencia
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Pedir la compra
Comprobar el espacio de refrigeración
Reunir los materiales
3 personas
Recoger la compra
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar raciones de prueba
3 personas
Hacer el cartel de alérgenos
Ordenar pulseras y vales
2 personas
Descargar las tiendas y los puestos
5 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Tender cables de alimentación
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
Llenar los refrigeradores
3 personas
Montar buffet de degustación
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar los carteles del menú
2 personas
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas

Evento

Realizar la ronda de apertura
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir aperitivos
5 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Rellenar el bufé de prueba
4 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
2 personas
Apoyar a los proveedores
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Anunciar la última ronda de pedidos
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar caja y recibos
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Llamar de nuevo a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 16
Mesas plegablescant. 24
Mesas altascant. 12
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 24
Lonas para standcant. 16
Pesos para carpascant. 32
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 350
Cuencos reutilizablescant. 200
Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 150
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 200
Cucharonescant. 30
Cuencoscant. 80
Bandejas de servircant. 40
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de cocinacant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Neveras pequeñascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces móvilescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 12
Pizarrascant. 20
Soportes para carteles de menúcant. 20
Decoración de mesacant. 24

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 8
Pinzas de servircant. 20
Jarras medidorascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Cajas de almacenamientocant. 30
Acumuladores de fríocant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Cubetas para lavarcant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra los expositores y sus necesidades con varias semanas de margen. Pide a cada responsable el menú, los alérgenos, las necesidades eléctricas y el horario de entrega antes de asignar los espacios.
Diseña el plano después de conocer las conexiones eléctricas y el tamaño de cada puesto. Define una entrada y una ruta claras, y distribuye el plano entre los responsables antes del día del mercado.
No dejes el permiso ni la recogida de residuos para el final. Confirma ambos servicios al menos 14 días antes y guarda los contactos de emergencia junto con la información de proveedores.
Calcula el material por uso, no solo por número de puestos: platos, cuencos, vasos, cubiertos, bandejas y jarras deben estar disponibles también durante la reposición. Comprueba el inventario antes de hacer la compra.
Prepara un plan para el tiempo y el montaje. Revisa el pronóstico 48 horas antes, confirma las entregas y comprueba que las carpas tengan pesos, que los carros estén disponibles y que los alargadores y regletas cubran las conexiones previstas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de sabores?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para publicar la página, enviar invitaciones y contactar con los expositores. Deja cerrados los permisos, proveedores y recogida de residuos como mínimo 14 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar la distribución de los puestos?: Confirma la distribución definitiva entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas los tamaños de los puestos y sus necesidades eléctricas. Comparte el plano y la ruta de entrada con los responsables al menos 3 días antes.
¿Cuándo se debe recoger la información sobre alérgenos?: Solicítala al inscribirse cada expositor y comprueba las cartas del menú entre 7 y 14 días antes. Así puedes corregir información incompleta antes de publicar o distribuir los datos del mercado.
¿Cuándo hay que revisar el material y las entregas?: Haz un inventario completo entre 3 y 5 días antes y confirma las entregas el día anterior. Comprueba especialmente carpas, pesos, mesas, vajilla reutilizable, neveras, máquinas de café, cables y regletas.

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