La checklist pour organiser un Marché des saveurs

Un Marché des saveurs demande une coordination précise entre exposants, fournisseurs et équipe d’accueil. Cette checklist de 85 tâches et 60 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au démontage. Elle couvre notamment le permis, l’aménagement des stands, les besoins électriques, les allergènes, les livraisons et la gestion des déchets. Utilise-la pour repérer les décisions à prendre tôt et les détails souvent oubliés le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la page de l'événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Vérifier le permis
Réserver l’enlèvement des déchets
Répertorier les points d’alimentation électrique
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Attribuer les emplacements
Déterminer le parcours et l’entrée
2 personnes
Lancer la promotion
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Distribuer le plan
Informer les exposants
Recenser les besoins en énergie
Demander les informations sur les allergènes
Vérifier les menus
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Recueillir les contacts d'urgence
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Commander les courses
Vérifier l’espace de réfrigération
Rassembler le matériel
3 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
Créer un panneau des allergènes
Trier les bracelets et les tickets
2 personnes
Décharger les tentes et les stands
5 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Poser les câbles électriques
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Installer le buffet de dégustation
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

Animer le tour de présentation
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir des amuse-bouches
5 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de dégustation
4 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
2 personnes
Soutenir les prestataires
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Annoncer le dernier tour de commande
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer la caisse et les reçus
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Balayer le lieu
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Gérer les objets perdus
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 16
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 24
Bâches de standqté 16
Lests de tenteqté 32
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 350
Bols réutilisablesqté 200
Verres réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 150
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 200
Louchesqté 30
Petits bolsqté 80
Plateaux de serviceqté 40
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 12
Couteaux de cuisineqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Petits réfrigérateursqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Microphones mainqté 2
Enceintes mobilesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 20
Porte-menusqté 20
Décoration de tableqté 24

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 8
Pinces de serviceqté 20
Verres doseursqté 6
Saladiersqté 8
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Bacs de rangementqté 30
Pains de glaceqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes désinfectantesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence les inscriptions et les échanges avec les exposants plusieurs semaines avant le marché. Demande dès ce moment les menus, les allergènes, les besoins alimentaires et la puissance électrique nécessaire.
Finalise le plan des stands avant de communiquer les emplacements. Prévois clairement le parcours, l’entrée, les points d’alimentation électrique et l’accès des chariots de transport.
Regroupe les besoins de chaque exposant dans un seul tableau : livraison, réfrigération, prises, mobilier et contacts d’urgence. Une relance 7 jours avant l’événement évite les réponses arrivées trop tard.
Vérifie les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture et contrôle les tentes, bâches et lests. Les lests ne doivent pas être traités comme un détail de dernière minute, surtout pour les stands extérieurs.
Prépare la vaisselle et le matériel de service par zone plutôt que dans un stock unique. Compte séparément assiettes, bols, verres, tasses, couverts, louches et plateaux afin de repérer rapidement ce qui manque.

Questions fréquentes

Quand faut-il contacter les exposants pour un Marché des saveurs ?: Contacte-les au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Demande leurs menus, leurs besoins en énergie, leurs horaires de livraison et leurs informations sur les allergènes dès leur confirmation.
Combien de temps avant faut-il vérifier le permis du marché ?: Vérifie les exigences du permis au moins 8 semaines avant la date prévue, puis confirme que le dossier est complet 3 à 4 semaines avant. N’attends pas la semaine de l’événement pour traiter ce point.
Quand faut-il finaliser le plan des stands ?: Finalise l’aménagement environ 3 semaines avant le Marché des saveurs. Distribue ensuite le plan aux exposants au plus tard 7 jours avant, avec l’entrée, le parcours et les emplacements attribués.
Quand confirmer les livraisons et l’enlèvement des déchets ?: Confirme les livraisons 7 jours avant l’ouverture, avec les créneaux et les contacts sur place. Réserve l’enlèvement des déchets au moins 2 semaines à l’avance et vérifie le dispositif la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.