Slotconcert organiseren: checklist voor een strakke uitvoering

Een slotconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium vastleggen. Je moet techniek, licht, vergunningen, catering en publieksstromen op elkaar afstemmen. Begin met locatie en artiesten, werk daarna het technische draaiboek en de communicatie uit. In de laatste week controleer je vooral aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachting, drankvoorraad en alle kabels, tickets en polsbandjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Artiesten bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Technische wensen verzamelen
2 personen
Vergunningen controleren
Geluidsinstallatie reserveren
Lichtinstallatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Crewindeling maken
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Technisch draaiboek maken
2 personen
Plattegrond maken
Cateringbestelling plaatsen
Drankvoorraad controleren
2 personen
Polsbandjes en tickets klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
5 personen
Lichtapparatuur opbouwen
4 personen
Stroompunten aansluiten
3 personen
Techniek bekabelen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Entree inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenkamer inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
6 personen
Lichttest uitvoeren
4 personen
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Briefing horecateam geven
5 personen
Programma klaarleggen
2 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
5 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Programma aankondigen
Openingsact begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Pauzeprogramma omroepen
Hoofdact begeleiden
4 personen
Slotwoord verzorgen
Afscheidspakket uitdelen
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Verlichting afbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
5 personen
Podium afbouwen
6 personen
Catering opruimen
4 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Artiesten uitchecken
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Facturen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Podiumrok
Stoelenaantal 220
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 250
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 4
Koptelefoonsaantal 2
XLR-kabelsaantal 16
Jack-kabelsaantal 10
Multikabelaantal 2
Laptop
Reservebatterijenaantal 24
Stroomhaspelsaantal 4
Gaffer tapeaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2
Reservezekeringenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Flesopenersaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Programmapostersaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilmoppenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische afstemming uiterlijk twee weken vooraf. Verzamel per artiest de inputlijst en leg vast hoeveel microfoons, DI-boxen, monitorboxen en kanalen op de mengtafel nodig zijn.
Maak het draaiboek niet pas op de concertdag. Zet daarin minimaal de aankomsttijd van artiesten, soundcheck, deuren open, optredens, cateringmomenten en het opruimen.
Controleer de stroom- en kabelroute vóór de opbouw. Tel verlengkabels en stekkerdozen, leg kabelmatten klaar en houd reservebatterijen apart voor draadloze apparatuur.
Sluit aanmeldingen enkele dagen vóór het concert af. Gebruik het aantal bezoekers om catering, stoelen, naamkaartjes, polsbandjes, tickets en drankvoorraad definitief te maken.
Doe de laatste voorraadcontrole op de dag vóór het concert. Koel dranken op tijd, zet houdbare voorraad klaar en controleer of podiumtrap, podiumrok, lichtstatieven en afzetmateriaal aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een slotconcert organiseren?: Leg locatie en artiesten bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor techniek, vergunningen, catering, programma en publiekscommunicatie.
Wanneer moet ik de technische wensen van artiesten verzamelen?: Vraag de technische wensen uiterlijk 4 weken vóór het slotconcert op. Verwerk ze daarna in één technisch draaiboek en controleer de gehuurde geluids- en lichtinstallatie uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een slotconcert?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en controleer de voorraad uiterlijk 2 dagen vooraf. Reken voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas dit aan op de duur en catering van het programma.
Wanneer moet ik de cateringbestelling plaatsen?: Plaats de bestelling zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 5 tot 7 dagen vóór het concert. Controleer op de dag ervoor de aantallen, leveringstijd en gekoelde en houdbare voorraad.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.