Abschlusskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschlusskonzert braucht mehr als Bühne und Programm. Künstler, Location, Ton- und Lichttechnik, Genehmigungen, Einladungen, Catering und Crew müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mehrere Wochen vorher mit verbindlichen Zusagen und technischen Anforderungen; in den letzten 48 Stunden geht es vor allem um Aufbau, Kühlung, Tickets und letzte Kontrollen. Diese Checkliste führt dich in sinnvoller Reihenfolge durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Künstler bestätigen
2 Personen
Location reservieren
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Tonanlage reservieren
Lichtanlage reservieren
Catering reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm veröffentlichen
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
Lageplan erstellen
Cateringbestellung aufgeben
Getränkevorrat prüfen
2 Personen
Armbänder und Tickets bereitlegen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Tonanlage aufbauen
5 Personen
Lichtanlage aufbauen
4 Personen
Stromanschlüsse anschließen
3 Personen
Technik verkabeln
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
6 Personen
Lichttest durchführen
4 Personen
Sicherheitswege kontrollieren
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Cateringteam briefen
5 Personen
Programm bereitlegen
2 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
5 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Programm ankündigen
Eröffnungsshows begleiten
3 Personen
Pausensnacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Pausenprogramm ansagen
Headliner betreuen
4 Personen
Schlusswort halten
Abschiedspaket ausgeben
3 Personen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Beleuchtung abbauen
4 Personen
Tonanlage abbauen
5 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Möbel wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Künstler auschecken
2 Personen
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Rechnungen sammeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppeAnz. 2
Bühnenrock
StühleAnz. 220
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 250
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 4
KopfhörerAnz. 2
XLR-KabelAnz. 16
Jack-KabelAnz. 10
MehrfachkabelAnz. 2
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24
KabeltrommelnAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2
ErsatzsicherungenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
Lichtcontroller
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 300
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

Bühnenhintergrund
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Programmatische PosterAnz. 20
Wegweiser-SchilderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 80

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmoppsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
PutzlappenAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Hole die technischen Anforderungen der Künstler mindestens 4 Wochen vorher ein. Prüfe danach, ob Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und die benötigten Kabel vorhanden oder reserviert sind.
Plane den Einlass nicht erst am Veranstaltungstag. Lege Tickets und Armbänder, Namensschilder, Absperrpfosten und Absperrband spätestens am Vortag an einem festen Ausgabepunkt bereit.
Erstelle spätestens 7 Tage vorher einen technischen Ablaufplan mit Soundcheck, Umbaupausen, Auftritten und Lichtwechseln. Gib ihn an Künstler, Technikteam und Crew weiter, damit niemand mit unterschiedlichen Zeiten arbeitet.
Erfasse Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss und gib die Cateringbestellung danach gesammelt auf. Prüfe Getränke 2 Tage vorher, kühle sie am Vortag und stelle haltbare Vorräte getrennt vom Catering bereit.
Plane für den Aufbau eine eigene Kabelkontrolle ein: Verlängerungskabel, Mehrfachkabel und Kabelmatten werden schnell vergessen. Prüfe außerdem Lichtstative, LED-Spots, Lichtcontroller und die Stromwege, bevor die Bühne geschlossen wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Abschlusskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Künstlern und Genehmigungen. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert verbindlich geplant sein.
Was muss ich für die Technik eines Abschlusskonzerts vorbereiten?: Sammle mindestens 4 Wochen vorher die Bühnen- und Anschlussanforderungen aller Künstler. Für den Technikcheck brauchst du unter anderem Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorboxen, XLR-Kabel und Stromversorgung.
Wann soll ich Getränke für ein Abschlusskonzert kaufen und kühlen?: Prüfe den Vorrat 2 Tage vorher und kaufe fehlende Getränke spätestens am Vortag. Kühle die Getränke am Tag vor dem Konzert, damit sie zum Einlass bereitstehen.
Was muss am Tag vor dem Abschlusskonzert bereitliegen?: Lege Tickets und Armbänder, Namensschilder, haltbare Vorräte, Kabelmatten und Absperrmaterial am Vortag gesammelt bereit. Kontrolliere außerdem Wettervorhersage, Lageplan, Crew-Einteilung und den technischen Ablaufplan.

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