Checklist pour organiser un concert de clôture

Un concert de clôture réunit une programmation artistique, une installation technique et un accueil du public à coordonner dans le bon ordre. Commencez par confirmer les artistes et le lieu, puis verrouillez les autorisations, les besoins techniques et les prestataires. Les invitations, les inscriptions et les informations alimentaires doivent être suivies plusieurs semaines avant l’événement. À l’approche du jour J, concentrez-vous sur le plan de salle, les badges, les boissons, le catering et la répartition précise de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer les artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver la sono
Réserver l'installation lumineuse
Réserver le catering
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Établir le plan technique
2 personnes
Créer le plan
Passer la commande traiteur
Vérifier le stock de boissons
2 personnes
Préparer les bracelets et les billets
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le matériel sonore
5 personnes
Monter l’éclairage
4 personnes
Brancher les points d’alimentation
3 personnes
Câbler la technique
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
6 personnes
Effectuer le test d’éclairage
4 personnes
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Briefing de l’équipe horeca
5 personnes
Préparer le programme
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
5 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Annoncer le programme
Accompagner le numéro d’ouverture
3 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Animer la tête d'affiche
4 personnes
Prononcer le discours de clôture
Distribuer le kit d’adieu
3 personnes
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Démonter l’éclairage
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
5 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Jupe de scène
Chaisesqté 220
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 4
Cintresqté 250
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Casques audioqté 2
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 10
Câble multipaireqté 2
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24
Enrouleurs électriquesqté 4
Ruban gafferqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Fusibles de secoursqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Décapsuleursqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Fond de scène
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Affiches du programmeqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Demandez les fiches techniques des artistes dès leur confirmation, puis intégrez leurs besoins au plan technique avant de réserver la sonorisation et les retours. Prévoyez aussi des câbles, des piles de rechange et des multiprises adaptées.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi confirmer les besoins alimentaires, ajuster la commande traiteur et organiser les bracelets ou les billets sans travailler dans l’urgence.
Préparez le plan de salle avant l’arrivée du matériel : emplacement de la scène, chaises, tables, circulation du public, accès artistes et zones réservées. Gardez des passages dégagés pour les câbles et utilisez des passe-câbles là où le public circule.
Répartissez les rôles de l’équipe au plus tard la semaine précédant l’événement. Une personne doit suivre les artistes, une autre l’accueil et les inscriptions, tandis qu’un référent reste disponible pour les problèmes de son, de lumière ou d’alimentation électrique.
Vérifiez la météo 48 heures avant le concert, même si la représentation est prévue en intérieur. Faites les courses et refroidissez les boissons la veille ; le jour J, installez d’abord les stocks non périssables puis préparez le service traiteur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de clôture ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, le lieu, les autorisations et les prestataires techniques doivent être confirmés en premier, car ils conditionnent le reste du planning.
Quand envoyer les invitations pour un concert de clôture ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le concert, puis un rappel environ 7 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation et les lumières ?: Réservez au moins 4 à 6 heures pour le déchargement, le montage, le câblage et les tests, davantage si plusieurs artistes se succèdent. Prévoyez une balance séparée avant l’ouverture des portes.
Quand commander le catering pour un concert de clôture ?: Passez la commande définitive 5 à 7 jours avant le concert, après avoir traité les inscriptions et les allergies. Gardez une petite marge pour les imprévus, sans modifier les quantités au dernier moment sans prévenir le traiteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.