Checklist para organizar un concierto de clausura

Un concierto de clausura necesita coordinación entre artistas, espacio, equipo técnico e invitados. Empieza confirmando a los artistas y reservando el lugar; después cierra permisos, sonido, iluminación y catering. En la última semana conviene publicar el programa, enviar la información técnica y revisar inscripciones y dietas. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado para que no llegues al día del concierto pendiente de cables, bebidas o acreditaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar a los artistas
2 personas
Reservar el lugar
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Comprobar permisos
Reservar el equipo de sonido
Reservar la instalación de iluminación
Reservar el catering
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Enviar la información de los artistas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Hacer el plano
Realizar el pedido de catering
Comprobar el stock de bebidas
2 personas
Preparar las pulseras y los tickets
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el equipo de sonido
5 personas
Montar el equipo de iluminación
4 personas
Conectar los puntos de electricidad
3 personas
Cablear el equipo técnico
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la entrada
3 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar los puntos de bebidas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
6 personas
Realizar la prueba de luces
4 personas
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar briefing al equipo de hostelería
5 personas
Preparar el programa
2 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los visitantes
5 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Anunciar el programa
Guiar el acto inaugural
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Acompañar al acto principal
4 personas
Preparar el discurso de clausura
Entregar el paquete de despedida
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Desmontar la iluminación
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
5 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Recoger el catering
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recopilar facturas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenariocant. 2
Falda de escenario
Sillascant. 220
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Perchascant. 250
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 4
Auricularescant. 2
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 10
Multicablecant. 2
Portátil
Baterías de repuestocant. 24
Enrollacablescant. 4
Cinta gaffercant. 6
Cajas de herramientascant. 2
Fusibles de repuestocant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces del escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Sacacorchoscant. 4
Abridores de botellascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Telón de fondo del escenario
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Pósteres del programacant. 20
Señales de orientacióncant. 12
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de limpiezacant. 30

Catering

Compras

Consejos

Confirma a los artistas y recopila sus necesidades técnicas antes de cerrar el plan de sonido. Así sabrás con tiempo cuántos micrófonos, cajas DI, monitores y cables necesitas.
Reserva sonido, iluminación y catering con varias semanas de margen, especialmente si el concierto coincide con otros actos de temporada. Pide confirmación por escrito de horarios de montaje y entrega.
Publica el programa y envía la información de los artistas al equipo al menos 7 días antes. Incluye horarios de llegada, pruebas de sonido, orden de actuación y una persona de contacto.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 3-5 días antes del evento. Con ese número puedes hacer el pedido de catering, preparar tarjetas con nombres y calcular mesas, sillas, pulseras y tickets.
El día anterior comprueba la previsión meteorológica, enfría las bebidas y prepara las provisiones no perecederas. Durante el montaje revisa que los cables tengan alargadores, regletas y alfombrillas para evitar tropiezos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un concierto de clausura?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En los primeros 7 días confirma a los artistas, reserva el lugar y recopila las necesidades técnicas; después puedes contratar sonido, iluminación y catering con datos reales.
¿Cuándo se debe publicar el programa del concierto?: Publícalo como mínimo 7 días antes. Ese plazo permite corregir horarios, enviar la información a los artistas y avisar al equipo técnico de cualquier cambio.
¿Cuánta bebida necesito para un concierto de clausura?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade agua y deja una reserva del 10-15% para cubrir imprevistos.
¿Cuándo hay que cerrar el catering y las dietas?: Recoge las preferencias dietéticas hasta 5 días antes y confirma el pedido entre 3 y 4 días antes. Comprueba el número final de asistentes antes de preparar las mesas y las tarjetas con nombres.

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