Slotconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een slotconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je regelt tegelijk optredende groepen, partituren, geluidsinstallatie, ontvangst, catering en de indeling van de zaal. Begin met bevestigingen en reserveringen, werk daarna naar techniek en publieksontvangst toe. Deze checklist bundelt 78 taken en 69 spullen, zodat je niets vergeet en op de concertdag gericht kunt opbouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Optredende groepen bevestigen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Partituren controleren
2 personen
Presentatoren instrueren
Reservering locatie bevestigen
Reservering instrumenten bevestigen
Reservering geluidsinstallatie maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Entreetafels inrichten
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Podiumdoek ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
5 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Brandblussers controleren
EHBO-koffer klaarzetten

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Artiestengarderobe openen
Instrumenten uitladen
4 personen
Soundcheck begeleiden
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Entree registreren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Openingswoord verzorgen
Concertonderdelen aankondigen
Artiesten begeleiden
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels bijhouden
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzeruimte controleren
2 personen
Publiek veilig begeleiden
3 personen
Laatste optreden aankondigen
Dankwoord uitspreken
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
Instrumenten inpakken
5 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Podium schoonmaken
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Materialen retourneren
3 personen
Sleutels retourneren
Restvoorraad opbergen
2 personen
Contant geld afstorten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 12
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Monitorspeakersaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 40
Keyboard
Pianokruk
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
DI-boxenaantal 3

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Lichtfiltersaantal 8

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Afwasteilenaantal 4
Afwasbakkenaantal 4

Catering

Kassa
Betaalterminal
Geldkist
Menubordenaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Thermosbekersaantal 120
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Latexbeschermhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Overig

Partytentenaantal 2
Klapbordenaantal 6
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 10
Portofoonsaantal 6

Tips

Plan het definitieve programma uiterlijk twee weken vooraf. Bevestig dan ook de optredende groepen, instrueer de presentatoren en verzamel alle muziekbestanden en gecontroleerde partituren op één plek.
Reserveer locatie, instrumenten en geluidsinstallatie niet pas wanneer de uitnodigingen uitgaan. Controleer vergunningen en verzekering minimaal vier weken voor het slotconcert, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende documenten te regelen.
Test de techniek vóór de zaal wordt ingericht. Controleer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, monitorspeakers, DI-boxen, kabelhaspels en stekkerdozen en leg verlengkabels zo dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en maak daarna pas de boodschappenlijst. Zet dranken gekoeld klaar, richt de cateringruimte in en houd herbruikbare glazen, kopjes, borden en bestek apart van de entree- en kassatafel.
Werk met een vaste opbouwvolgorde: eerst podiumdelen en podiumvloer, daarna licht en geluid, vervolgens stoelen en tafels en als laatste versiering en ontvangst. Houd garderoberekken, kledinghangers en afzetpalen klaar voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een slotconcert organiseren?: Begin minimaal zes tot acht weken vooraf met locatie, optredende groepen en reserveringen. Plan de definitieve programma- en techniekcontrole uiterlijk twee weken voor het concert.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een slotconcert versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf. Verwerk de aanmeldingen en dieetwensen in de weken daarna, zodat catering en zaalindeling uiterlijk één week van tevoren vaststaan.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een slotconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal drie uur voor podium, stoelen, tafels, licht en geluid. Plan daarnaast minstens één uur voor de soundcheck en controle van muziekbestanden, microfoons en presentatiemateriaal.
Wat moet ik op de dag van een slotconcert als eerste controleren?: Controleer eerst de locatie, podiumvloer, stroompunten en gereserveerde instrumenten. Test daarna de geluidsinstallatie en microfoons voordat je stoelen, catering en entree definitief opstelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.