Checklist para organizar un concierto de clausura

Organizar un concierto de clausura exige coordinar actuaciones, público, equipo técnico y recepción sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 78 tareas y 69 elementos para avanzar en el orden adecuado. Empieza por las inscripciones y el programa, confirma después artistas, recinto, instrumentos, sonido, permisos y seguro. En la fase final tendrás que revisar partituras y archivos de música, preparar el catering y montar escenario, sillas, mesas, entrada y decoración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar los grupos que actúan
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar las partituras
2 personas
Instruir a los presentadores
Confirmar la reserva del recinto
Confirmar reserva de instrumentos
Hacer la reserva del sistema de sonido
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Montar las mesas de entrada
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Colgar el telón del escenario
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Preparar los instrumentos
5 personas
Colocar los atriles
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los extintores
Preparar el botiquín de primeros auxilios

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Abrir el camerino de los artistas
Descargar instrumentos
4 personas
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Recibir al público
4 personas
Registrar la entrada
2 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las partes del concierto
Acompañar a los artistas
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Llevar un control de las mesas de catering
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar el descanso
Comprobar la sala de descanso
2 personas
Guiar al público de forma segura
3 personas
Anunciar la última actuación
Dar las gracias
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Empacar instrumentos
5 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar el escenario
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver las llaves
Guardar el stock restante
2 personas
Ingresar el efectivo en el banco
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 12
Piezas de escenariocant. 12
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 18
Termoscant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Altavoces del monitorcant. 2
Atriles de músicacant. 40
Teclado
Taburete de piano
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Cajas DIcant. 3

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10
Filtros de luzcant. 8

Decoración

Telones de escenariocant. 2
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cubetas para lavarcant. 4
Fregaderoscant. 4

Catering

Caja registradora
Terminal de pago
Caja registradora
Carteles del menúcant. 4
Porta-servilletascant. 8
Vasos térmicoscant. 120
Compras

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Papeleracant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Guantes protectores de látexcant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 4

Otros

Carpas de fiestacant. 2
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 10
Walkie-talkiescant. 6

Consejos

Cierra el programa final cuando hayas confirmado todos los grupos y reúne los archivos de música y partituras en una única carpeta al menos 7 días antes. Así los presentadores pueden ensayar el orden real del concierto.
Confirma el recinto, los instrumentos y el sistema de sonido con 2 semanas de antelación. Pide también una prueba técnica con micrófonos, mesa de mezclas, monitores, altavoces, cables y focos.
Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones y prepara la compra según el número confirmado. Deja las bebidas frías listas y monta el espacio de catering antes de abrir las puertas.
Reserva entre 60 y 90 minutos para colocar sillas, mesas, escenario, atriles y decoración. Comprueba el suelo del escenario antes de instalar focos, soportes y cableado para evitar desmontajes de última hora.
Prepara la entrada y el punto de pago antes de la llegada del público: mesas, caja, listas de inscripción, vasos reutilizables y percheros deben estar en su sitio al menos 30 minutos antes del comienzo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de clausura?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el recinto, los instrumentos y el sonido durante las primeras 2 semanas, y deja la confirmación del programa y las preferencias dietéticas para un máximo de 14 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los grupos que actúan?: Confirma los grupos al menos 4 semanas antes del concierto. El programa final, los archivos de música y las partituras deberían estar cerrados 7 días antes para poder instruir a los presentadores.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el concierto?: Calcula entre 60 y 90 minutos para sillas, mesas, escenario, atriles, decoración y catering. Añade otros 30 minutos para revisar sonido, micrófonos, monitores, iluminación y conexiones eléctricas.
¿Cuándo se revisan los permisos y el seguro?: Comprueba permisos y seguro como mínimo 3 semanas antes del concierto. Si falta alguna autorización, todavía tendrás tiempo para corregir la documentación antes de confirmar definitivamente el montaje.

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