Checklist voor een goed georganiseerde Sinterklaasmarkt

Een Sinterklaasmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je moet kraamhouders op tijd vastleggen, de indeling en looproutes delen en controleren waar stroom nodig is. In de laatste week verschuift de aandacht naar leveringen, weersverwachting, boodschappen en vrijwilligers. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details je niet op de marktdag zelf wilt uitzoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Marktlocatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraaminschrijvingen verwerken
2 personen
Kraamhuur bevestigen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamplattegrond delen
Stroompunten inventariseren
2 personen
Parkeer- en looproutes bepalen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Kramen en materialen ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theestation klaarzetten
2 personen
Contant geld wisselen
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
Tafels en kramen plaatsen
6 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Stroom en verlengsnoeren aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Sinterklaasversiering ophangen
3 personen
Kraamnummering plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kraamtafels aankleden
4 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kraamhouders naar plaatsen begeleiden
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Hapjes en gebak uitstallen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Entree en kassa inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
2 personen
Entreegeld innen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Voorraad controleren
Contante opbrengst veiligstellen
2 personen
Kraamhouders informeren over sluiting
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Onverkochte catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Kassaopbrengst registreren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Laatste schoonmaakronde uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenpostersaantal 12
Papieren slingersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 12
Schoencadeaudozenaantal 6
Kunststof mijtersaantal 10
Kunststof stafaantal 2
Decoratieve cadeautjesaantal 20
Kraamnummerbordenaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Waterglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Serveerbordenaantal 20
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 200
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Contantgeldkist
Portofoonsaantal 6
Megafon
Handlampenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Thermosbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelplatenaantal 8
Kassa-enveloppenaantal 12
Prijsetikettenaantal 200
Cadeaupapieraantal 10
Cadeaulintaantal 6
Cadeautasjesaantal 100
Inpakdozenaantal 50
Plakbandrollenaantal 12
Scharenaantal 8
Pennensetsaantal 12
Notitieblokkenaantal 8
Menubordenaantal 6
Klembordenaantal 6
Naambadgesaantal 60
Polsbandjesaantal 300
Contantgeldzakkenaantal 10
Kluis
Kleingeldbakjesaantal 4
Prijslijstenaantal 20
Kraamhoudersmappenaantal 12
Plattegrondenaantal 50

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Leg de kraamindeling minimaal één week vooraf vast. Deel de plattegrond met kraamhouders, vrijwilligers en leveranciers, inclusief kraamnummers en de plekken met stroom.
Plan de vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur. Wijs vooraf iemand aan voor ontvangst, routevragen, het koffie- en theestation en het wisselgeld.
Controleer drie tot vijf dagen vooraf hoeveel verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelmatten nodig zijn. Noteer per kraam of lichtsnoeren of andere apparatuur stroom gebruikt.
Doe boodschappen voor koffie, thee, water en hapjes uiterlijk één dag vooraf. Koel dranken de avond ervoor en verzamel dieetwensen voordat je de hapjes voorbereidt.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Leg partytenten, ballongewichten, tafelkleden en bewegwijzering klaar op een plek waar de opbouwploeg er direct bij kan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie en openingstijden. Kraamhouders en vrijwilligers hebben daarna nog enkele weken nodig om zich aan te melden en ingepland te worden.
Wanneer moet ik kraamhouders voor een Sinterklaasmarkt benaderen?: Benader kraamhouders uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Geef een sluitingsdatum voor inschrijvingen en bevestig daarna de kraamhuur, kraamplaats en praktische informatie in één bericht.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasmarkt?: Reken tijdens de opening op minimaal 1 vrijwilliger per 5 tot 8 kramen, plus 2 mensen voor ontvangst en praktische vragen. Plan voor opbouw en afbouw aparte ploegen van minstens 2 tot 4 personen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor de Sinterklaasmarkt controleren?: Controleer het weer 3 tot 5 dagen vooraf voor tenten, kleding en materiaal. Doe een laatste controle op de ochtend zelf, zodat je routes, decoratie en opstelling nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.