Sinterklausmarkt organisieren: die komplette Checkliste
Ein Sinterklausmarkt braucht früh eine klare Struktur: Termin, Öffnungszeiten und Standort stehen am Anfang, danach folgen Standanmeldungen, Aufteilung und Helferplan. Besonders leicht gehen Stromanschlüsse, Laufwege, Beschilderung und Bargeldwechsel unter. Auch Kaffee, Tee, gekühlte Getränke und Snacks sollten nicht erst kurz vor der Öffnung vorbereitet werden. Diese Checkliste ordnet die 69 Aufgaben und 84 benötigten Dinge so, dass du den Markt Schritt für Schritt vorbereiten kannst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Marktstandort bestätigen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standanmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standmiete bestätigen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beitrag posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standplan teilen
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
Park- und Laufwege festlegen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Stände und Materialien abholen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Bargeld wechseln
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen
Tische und Stände aufstellen
6 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Strom und Verlängerungskabel anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Sinterklaas-Dekoration aufhängen
3 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Standtische dekorieren
4 Personen
Standbetreiber empfangen
2 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Snacks und Gebäck anrichten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen
Event
Besucher begrüßen
2 Personen
Eintrittsgeld kassieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Bestand prüfen
Bargeldeinnahmen sichern
2 Personen
Standbetreiber über die Schließung informieren
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nicht verköstigtes Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Dekoration und Beleuchtung entfernen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Kassenerlös erfassen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Restbestände lagern
2 Personen
Letzte Reinigungsrunde durchführen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- KlappischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 16
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Dekoration
- Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
- Pieten-PosterAnz. 12
- PapiergirlandenAnz. 20
- BallonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 12
- SchuhgeschenkboxenAnz. 6
- KunststoffbischofsmützenAnz. 10
- KunststoffstabAnz. 2
- Dekorative GeschenkeAnz. 20
- StandnummernschilderAnz. 12
- HinweispfeileAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 40
- WassergläserAnz. 80
- TortenplattenAnz. 80
- GebäckgabelnAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 80
- ServiertellerAnz. 20
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeefilterAnz. 200
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Zangen und ServierlöffelAnz. 12
- LebensmittelbehälterAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 3
Ausstattung
- Kasse
- Kartenterminal
- Bargeldkasse
- FunkgeräteAnz. 6
- Megafon
- HandlampenAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- GetränkespenderAnz. 4
- ThermobecherAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- KühlplattenAnz. 8
- KassenumschlägeAnz. 12
- PreisetikettenAnz. 200
- GeschenkpapierAnz. 10
- GeschenkbandAnz. 6
- GeschenktütenAnz. 100
- VerpackungsboxenAnz. 50
- KlebebandrollenAnz. 12
- ScherenAnz. 8
- StiftesetsAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 8
- MenükartenAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- ArmbänderAnz. 300
- BargeldbeutelAnz. 10
- Tresor
- KleingeldschalenAnz. 4
- PreislisteAnz. 20
- Mappen für StandbetreiberAnz. 12
- PläneAnz. 50
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfallcontainerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
Tipps
- Bestätige Standort, Datum und Öffnungszeiten zuerst und teile den Standbetreibern die verbindlichen Informationen spätestens 4 Wochen vorher mit. So können Standanmeldungen, Standmieten und Lieferungen rechtzeitig geklärt werden.
- Erstelle den Standplan nicht erst am Aufbautag. Erfasse Stromanschlüsse, Park- und Laufwege sowie die Position der Hinweispfeile mindestens 7 Tage vor dem Markt und teile den Plan anschließend mit allen Beteiligten.
- Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Lege für Aufbau, Einlass, Getränke- und Kaffeestation, Wegweisung und Abbau jeweils eine verantwortliche Person fest, statt alle Aufgaben offen zu verteilen.
- Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und nochmals am Vorabend. Partyzelte, Kabelmatten, Ballongewichte und zusätzliche Beleuchtung müssen dann bereits verfügbar sein, nicht erst während des Aufbaus.
- Bereite Getränke, Geschirr und Verpflegung nach einem festen Zeitplan vor: Getränke am Veranstaltungstag kühlen, Snacks und die Kaffee- und Teestation etwa 60 bis 90 Minuten vor der Öffnung aufbauen und vorher ausreichend Wechselgeld besorgen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Sinterklausmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Standort und Standbetreibern. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt laufen, damit Standplan, Strom und Helfer rechtzeitig feststehen.
- Was muss man beim Standplan eines Sinterklausmarkts beachten?
- Plane Standnummern, Laufwege, Parkbereiche und alle benötigten Stromanschlüsse ein. Teile den fertigen Plan mindestens 7 Tage vorher an Standbetreiber und Helfer aus, damit niemand den Aufbau vor Ort suchen muss.
- Wann soll man Getränke und Snacks für den Sinterklausmarkt vorbereiten?
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und richte Kaffee- und Teestation sowie Snacks etwa 60 bis 90 Minuten vor der Öffnung ein. So bleiben Tassen, Gläser und Serviergeschirr verfügbar, wenn die ersten Besucher kommen.
- Wie viele Helfer braucht ein Sinterklausmarkt?
- Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich einplanen: Aufbau, Standbetreuung, Verpflegung, Wegweisung und Abbau. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du zusätzlich eine Übergabe zwischen den Teams.
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