Checklist para organizar el Mercado de San Nicolás
Organizar el Mercado de San Nicolás requiere coordinar puestos, visitantes, voluntariado y proveedores en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, confirmar la ubicación y diseñar la distribución antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que comunicar el plano, preparar los recorridos, revisar la electricidad y cerrar las entregas. Esta checklist reúne 69 tareas y 84 materiales, desde las carpas y mesas hasta la señalización, las bebidas y la estación de café y té.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
2 personas
Confirmar la ubicación del mercado
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Procesar las inscripciones del puesto
2 personas
Confirmar el alquiler del puesto
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Compartir el plano de los puestos
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Definir rutas de aparcamiento y peatonales
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recoger puestos y materiales
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar la estación de café y té
2 personas
Cambiar efectivo
Probar la caja registradora y los medios de pago
2 personas
Colocar mesas y puestos
6 personas
Colocar sillas
3 personas
Conectar la corriente y los alargadores
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración de Sinterklaas
3 personas
Colocar la numeración de los puestos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Decoración de las mesas del puesto
4 personas
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Guiar a los puestos hasta su lugar
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Exponer aperitivos y pasteles
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la entrada y la caja
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Comprobar el inventario
Asegurar los ingresos en efectivo
2 personas
Informar a los expositores sobre el cierre
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Recoger el catering no vendido
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración y la iluminación
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Registrar la recaudación de caja
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar el excedente
2 personas
Realizar la última ronda de limpieza
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Mesas plegablescant. 4
- Mantelescant. 16
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
Decoración
- Banderas de Sinterklaascant. 20
- Pósters de Pietencant. 12
- Guirnaldas de papelcant. 20
- Globoscant. 100
- Pesos para globoscant. 12
- Cajas de regalo para zapatoscant. 6
- Mitras de plásticocant. 10
- Mástil de plásticocant. 2
- Regalitos decorativoscant. 20
- Carteles con número de standcant. 12
- Flechas para señalizacióncant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 40
- Vasos para aguacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tenedores de postrecant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Platos de servircant. 20
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Filtros de cafécant. 200
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 12
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Papel de aluminiocant. 3
Equipo
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Caja para efectivo
- Walkie-talkiescant. 6
- Megáfono
- Linternas de manocant. 6
- Enrollacablescant. 4
Catering
- Compras
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Vasos térmicoscant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Placas refrigerantescant. 8
- Sobres para cajacant. 12
- Etiquetas de precioscant. 200
- Papel de regalocant. 10
- Cinta de regalocant. 6
- Bolsas de regalocant. 100
- Cajas de embalajecant. 50
- Rollos de cinta adhesivacant. 12
- Tijerascant. 8
- Juego de bolígrafoscant. 12
- Bloc de notascant. 8
- Carteles del menúcant. 6
- Portapapelescant. 6
- Credencialescant. 60
- Pulserascant. 300
- Bolsas para dinero en efectivocant. 10
- Caja fuerte
- Bandejas para cambiocant. 4
- Listas de precioscant. 20
- Carpetas para los expositorescant. 12
- Planoscant. 50
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 8
- Contenedores de basuracant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y la ubicación antes de contactar a los puestos. Así podrás enviar invitaciones con datos definitivos y evitar cambios en las inscripciones.
- Diseña la distribución antes de confirmar los alquileres. Reserva espacio para los puestos, las mesas, las sillas, las rutas peatonales y los puntos de corriente; comprueba también dónde colocarás los cables y sus cubiertas.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción, no la semana del mercado. Usa esa información para ajustar los aperitivos y preparar opciones para las personas que no puedan consumir determinados ingredientes.
- Prepara la orientación del público con antelación: numera los puestos, coloca flechas y comparte el plano antes del evento. Define también las rutas de aparcamiento y peatonales para reducir preguntas al llegar.
- Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes: consulta el pronóstico, confirma las entregas, enfría las bebidas, cambia efectivo y asigna voluntarios a montaje, atención y desmontaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar el Mercado de San Nicolás?
- Empieza al menos 6 a 8 semanas antes. En las primeras dos semanas fija fecha, horario y ubicación; después contacta a los puestos, gestiona las inscripciones y encarga el material.
- ¿Cuándo se debe cerrar la distribución de los puestos?
- Procura tener un plano casi definitivo 3 semanas antes del mercado. Compártelo con los puestos y revisa los puntos de corriente, las rutas y la señalización al menos 7 días antes.
- ¿Cuánta bebida necesito para el Mercado de San Nicolás?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Enfría las bebidas el día anterior y deja una reserva para el equipo y los voluntarios.
- ¿Qué hay que preparar el día antes del mercado?
- El día anterior confirma las entregas, revisa el pronóstico, recoge puestos y materiales, prepara aperitivos, enfría bebidas y deja lista la estación de café y té. También conviene comprobar identificaciones, carteles y recorridos.
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