Checklist pour organiser un Marché de Saint-Nicolas

Organiser un Marché de Saint-Nicolas demande surtout de verrouiller les informations assez tôt : date, horaires, lieu, exposants et inscriptions. Prévoyez ensuite l’aménagement des stands, les accès, l’électricité et la signalétique avant de penser aux décorations. La dernière semaine sert à confirmer les livraisons, la météo et les bénévoles. Le jour même, gardez du temps pour installer les stands, préparer le café et le thé, refroidir les boissons et prévoir la monnaie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Confirmer le lieu du marché
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions aux stands
2 personnes
Confirmer la location du stand
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le plan du stand
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Définir les itinéraires de stationnement et de circulation à pied
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les stands et le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le stand café et thé
2 personnes
Changer l'argent liquide
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Installer les tables et les stands
6 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Raccorder l'alimentation électrique et les rallonges
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accrocher les décorations de Sinterklaas
3 personnes
Installer la numérotation des stands
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Décorer les tables de stand
4 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Disposer les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager l'entrée et la caisse
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encaisser les droits d'entrée
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Vérifier les stocks
Sécuriser le produit de la caisse
2 personnes
Informer les exposants de la fermeture
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Ranger le catering non vendu
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Enregistrer les recettes de la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Stocker les restes
2 personnes
Effectuer le dernier tour de nettoyage
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 20
Affiches de Pietenqté 12
Guirlandes en papierqté 20
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 12
Boîtes cadeaux pour chaussuresqté 6
Mitres en plastiqueqté 10
Bâton en plastiqueqté 2
Petits cadeaux décoratifsqté 20
Panneaux de numéro de standqté 12
Flèches de signalisationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Verres à eauqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Filtres à caféqté 200
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 3

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plaques de refroidissementqté 8
Enveloppes de caisseqté 12
Étiquettes de prixqté 200
Papier cadeauqté 10
Ruban cadeauqté 6
Sacs cadeauxqté 100
Boîtes d'emballageqté 50
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Sets de stylosqté 12
Blocs-notesqté 8
Panneaux de menuqté 6
Presse-papiersqté 6
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 300
Sacs d'argent liquideqté 10
Coffre-fort
Bacs à monnaieqté 4
Listes de prixqté 20
Dossiers des exposantsqté 12
Plansqté 50

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et le lieu avant d’inviter les exposants. Sans ces trois informations, les inscriptions et le plan des stands restent provisoires.
Traitez les inscriptions des exposants avec une date limite claire, puis confirmez séparément chaque location de stand. Partagez le plan du stand dès qu’il est stabilisé.
Recensez les besoins électriques au moins une semaine avant le marché. Comptez les rallonges, multiprises et passe-câbles par zone afin d’éviter les câbles qui traversent les passages.
Préparez la circulation avant l’installation : accès piétons, stationnement, flèches et panneaux portant le numéro de chaque stand. Cette signalétique doit être prête avant l’arrivée des premiers visiteurs.
La veille, vérifiez la météo, confirmez les livraisons et récupérez le matériel. Le jour du marché, prévoyez une équipe dédiée aux stands et une autre pour le café, le thé, les en-cas et la monnaie.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché de Saint-Nicolas ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et les horaires, puis contactez les exposants et ouvrez les inscriptions.
Quand confirmer les exposants et les stands ?: Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le marché. Confirmez ensuite les locations et envoyez le plan des stands au plus tard 7 jours avant l’ouverture.
Combien de temps prévoir pour installer le marché ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer les décorations, brancher l’éclairage et poser la signalétique. Ajoutez du temps si les livraisons arrivent le même jour.
Que faut-il préparer la veille d’un Marché de Saint-Nicolas ?: La veille, vérifiez la météo, les livraisons, les bénévoles et le matériel récupéré. Refroidissez les boissons et préparez les éléments non périssables ; gardez l’installation finale et les boissons chaudes pour le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.