Zo organiseer je een Sinterklaasintocht

Begin met de datum, route en ontvangstlocatie; die bepalen vrijwel alle andere keuzes. Regel daarna direct de optochtvergunning, verkeersbegeleiding, Sinterklaas, Pieten en muziekbegeleiding. Werk vervolgens het programma uit, informeer bewoners langs de route en verwerk aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week draait het om sorteren, testen en klaarzetten: geschenken per groep, naamlabels, deelnemerslijsten, portofoons en geluidsapparatuur. Controleer ook het weer en pas de route tijdig aan als dat nodig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie voor ontvangst reserveren
3
Optochtvergunning aanvragen
4
Verkeersbegeleiding aanvragen
5
Sinterklaas vastleggen
6
Pieten vastleggen
7
Muziekbegeleiding vastleggen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Verkeersposten indelen
2 personen
13
Programma uitwerken
2 personen
14
Routekaart maken
15
Bewoners langs route informeren
2 personen
16
Catering reserveren
17
Geschenkzakken samenstellen
4 personen
18
Naamlabels voor kinderen maken
2 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Weersverwachting controleren
21
Route aan weersomstandigheden aanpassen
2 personen
22
Deelnemerslijst afdrukken
23
Polsbandjes en labels klaarleggen
2 personen
24
Geschenken per groep sorteren
3 personen
25
Materialen controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Kostuums klaarleggen
2 personen
30
Routebebording klaarzetten
2 personen
31
Verkeershekken plaatsen
4 personen
32
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Geluid controleren
2 personen
37
Cadeautafel inrichten
3 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes uitstallen
2 personen
40
Kostuums aantrekken
4 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Ontvangstpost bemannen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
4 personen
44
Kinderen van naamlabels voorzien
3 personen
45
Optochtdeelnemers opstellen
4 personen
46
Optocht begeleiden
8 personen
47
Verkeersposten bemannen
6 personen
48
Muziek tijdens optocht verzorgen
2 personen
49
Sinterklaas verwelkomen
2 personen
50
Welkomstwoord uitspreken
51
Kinderen begeleiden naar zitplaatsen
4 personen
52
Sinterklaasliedjes begeleiden
2 personen
53
Cadeaus uitdelen
5 personen
54
Foto’s met Sinterklaas begeleiden
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Kinderen naar ouders begeleiden
3 personen
59
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Servies afruimen
3 personen
61
Overgebleven eten verpakken
2 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Geluid opruimen
2 personen
66
Routebebording verwijderen
3 personen
67
Verkeershekken verwijderen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Kostuums terugbrengen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Cadeautafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Fotocamera
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handlampenaantal 6

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Welkomstbanner
Routepijlenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Ballongewichtenaantal 8
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 4
Schoorsteenachtergrond
Fotoframe

Kostuums

Sinterklaaskostuum
Pietenkostuumsaantal 4
Sinterklaasmijter
Pietenpettenaantal 4
Sinterklaasbaard
Pietenpruikenaantal 4
Sinterklaasstaf
Pietenhandschoenenaantal 4

Cadeaus

Cadeautasjesaantal 100
Schoencadeautjesaantal 100
Cadeaulabelsaantal 110
Inpakpapieraantal 10
Cadeaulintaantal 6
Plakbandaantal 6
Sinterklaasstickersaantal 200

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffielepelsaantal 40

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Ovenwantenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8
Batterijverlichtingaantal 6

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Registratie

Registratieformulierenaantal 120
Naamlabelsaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de optochtvergunning en verkeersbegeleiding ruim vóór de intocht aan; zonder bevestiging kun je de route en verkeersposten niet betrouwbaar indelen. Maak daarna een routekaart met duidelijke routepijlen en informeer bewoners langs de route.
Leg Sinterklaas, Pieten en muziekbegeleiding vroeg vast. Werk voor de ontvangst een tijdschema uit met aankomst, optocht, toespraken, muziek en het uitdelen van geschenken, zodat vrijwilligers weten waar ze wanneer nodig zijn.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemerslijst en druk die vóór de dag af. Maak naamlabels en polsbandjes vooraf klaar; losse briefjes of namen op het laatste moment zorgen vooral bij het uitdelen van geschenken voor vertraging.
Test minstens één keer alle draadloze microfoons, draagbare speakers, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen op dezelfde plek waar ze worden gebruikt. Leg portofoons, powerbanks en een megafon per verantwoordelijke klaar, zodat communicatie niet afhankelijk is van één telefoon.
Controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 48 uur. Bepaal vooraf wanneer je de route aanpast en zet partytenten, tafels, thermoskannen, koelboxen en handlampen zo klaar dat de ontvangst ook bij regen of vroeg donker praktisch blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin minimaal 12 tot 16 weken vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en vergunning. Leg in diezelfde periode ook Sinterklaas, Pieten, muziekbegeleiding en catering vast; vrijwilligers en aanmeldingen kun je daarna uitwerken.
Wanneer moet je een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?: Vraag de optochtvergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vóór de intocht. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, en verkeersbegeleiding en route-informatie hangen van die goedkeuring af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Tel naast de organisatie minimaal één verkeersbegeleider per verkeerspost en extra vrijwilligers voor ontvangst, geschenken, catering en communicatie. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en geef iedere vrijwilliger een duidelijke post, taak en bereikbaarheidsmiddel.
Wanneer maak je de geschenkzakken en naamlabels klaar?: Sorteer de geschenken per groep en maak naamlabels uiterlijk één tot twee dagen vóór de intocht klaar. Leg polsbandjes, deelnemerslijsten en geschenken op de dag zelf per groep bij de cadeautafels, zodat het uitdelen niet ophoopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.