Checklist voor een goed georganiseerde Sinterklaasintocht

Een Sinterklaasintocht vraagt om meer dan een Sint, Pieten en een route. Je regelt ook verkeersveiligheid, vergunningen, muziek, ontvangst, geschenken en duidelijke communicatie met bewoners en deelnemers. Begin met datum, route en locatie en werk daarna per deadline toe naar de intocht. In de laatste week draait het vooral om sorteren, testen en een plan B bij slecht weer. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding en de uitvoering op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie voor ontvangst reserveren
Optochtvergunning aanvragen
Verkeersbegeleiding aanvragen
Sinterklaas vastleggen
Pieten vastleggen
Muziekbegeleiding vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Programma uitwerken
2 personen
Routekaart maken
Bewoners langs route informeren
2 personen
Catering reserveren
Geschenkzakken samenstellen
4 personen
Naamlabels voor kinderen maken
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Weersverwachting controleren
Route aan weersomstandigheden aanpassen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes en labels klaarleggen
2 personen
Geschenken per groep sorteren
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Routebebording klaarzetten
2 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid controleren
2 personen
Cadeautafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Kostuums aantrekken
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangstpost bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Kinderen van naamlabels voorzien
3 personen
Optochtdeelnemers opstellen
4 personen
Optocht begeleiden
8 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Muziek tijdens optocht verzorgen
2 personen
Sinterklaas verwelkomen
2 personen
Welkomstwoord uitspreken
Kinderen begeleiden naar zitplaatsen
4 personen
Sinterklaasliedjes begeleiden
2 personen
Cadeaus uitdelen
5 personen
Foto’s met Sinterklaas begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kinderen naar ouders begeleiden
3 personen
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
3 personen

Nazorg

Servies afruimen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluid opruimen
2 personen
Routebebording verwijderen
3 personen
Verkeershekken verwijderen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Kostuums terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Cadeautafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Fotocamera
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handlampenaantal 6

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Welkomstbanner
Routepijlenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Ballongewichtenaantal 8
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 4
Schoorsteenachtergrond
Fotoframe

Kostuums

Sinterklaaskostuum
Pietenkostuumsaantal 4
Sinterklaasmijter
Pietenpettenaantal 4
Sinterklaasbaard
Pietenpruikenaantal 4
Sinterklaasstaf
Pietenhandschoenenaantal 4

Cadeaus

Cadeautasjesaantal 100
Schoencadeautjesaantal 100
Cadeaulabelsaantal 110
Inpakpapieraantal 10
Cadeaulintaantal 6
Plakbandaantal 6
Sinterklaasstickersaantal 200

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffielepelsaantal 40

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Ovenwantenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8
Batterijverlichtingaantal 6

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Registratie

Registratieformulierenaantal 120
Naamlabelsaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en ontvangstlocatie eerst vast. Vraag daarna direct de optochtvergunning en verkeersbegeleiding aan; zonder die bevestigingen kun je de route en verkeersposten niet definitief indelen.
Leg Sinterklaas, Pieten en muziekbegeleiding vroeg vast en werk een programma met tijden uit. Plan naast het ontvangstmoment ook tijd voor opstelling, verplaatsing en eventuele uitloop.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Reken bovendien per kind een naamlabel en passend gesorteerde geschenkzak in, zodat de uitgifte niet ophoudt.
Maak één routekaart voor vrijwilligers en één versie voor bewoners langs de route. Gebruik routepijlen, portofoons en megafonen op plekken waar verkeersbegeleiders elkaar of de organisatie niet direct kunnen zien.
Controleer in de laatste 48 uur de weersverwachting en test microfoons, speakers, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen. Leg een aangepaste route en extra bescherming voor materialen klaar als regen of wind wordt verwacht.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?: Vraag de optochtvergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor de intocht. De gemeente kan aanvullende informatie vragen over route, tijden, verkeersbegeleiding en publieksveiligheid.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?: Maak een indeling per taak en zorg voor minimaal één verkeersbegeleider per verkeerspost, plus coördinatoren voor ontvangst, geschenken en techniek. Tel daarnaast 10 tot 15 procent reserve mee voor afmeldingen op de dag zelf.
Wanneer moet ik uitnodigingen en aanmeldingen regelen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 1 tot 2 weken voor de intocht. Dan heb je tijd om dieetwensen, deelnemerslijsten, naamlabels en geschenken definitief te maken.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een Sinterklaasintocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Pas de route aan als dat nodig is en communiceer een eventuele wijziging uiterlijk de avond ervoor; bescherm apparatuur en reserveer voldoende overdekte ruimte voor ontvangst en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.