Cómo organizar un desfile de Sinterklaas sin perder el control
Organizar un desfile de Sinterklaas empieza mucho antes de preparar los regalos. Primero se fijan la fecha y la ruta, y después se tramitan los permisos, el control del tráfico y el lugar de recepción. Cuando el recorrido está confirmado, puedes coordinar a Sinterklaas, los Pieten, la música, los voluntarios y las inscripciones. La última semana sirve para comprobar el tiempo, adaptar la ruta si hace falta y dejar clasificados los regalos, las pulseras y las listas de participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Reservar un lugar para la recepción
- 3
Solicitar permiso para el desfile
- 4
Solicitar control de tráfico
- 5
Reservar a Sinterklaas
- 6
Registrar a los Pieten
- 7
Concertar el acompañamiento musical
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Reclutar voluntarios
2 personas
- 12
Asignar puestos de tráfico
2 personas
- 13
Desarrollar el programa
2 personas
- 14
Crear un mapa de la ruta
- 15
Informar a los vecinos del recorrido
2 personas
- 16
Reservar el catering
- 17
Preparar bolsas de regalo
4 personas
- 18
Crear etiquetas con nombre para los niños
2 personas
- 19
Crear lista de reproducción
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Adaptar la ruta a las condiciones meteorológicas
2 personas
- 22
Imprimir la lista de participantes
- 23
Preparar pulseras y etiquetas
2 personas
- 24
Clasificar los regalos por grupo
3 personas
- 25
Comprobar los materiales
2 personas
- 26
Hacer la compra
2 personas
- 27
Enfriar bebidas
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
3 personas
- 29
Preparar los disfraces
2 personas
- 30
Colocar la señalización de ruta
2 personas
- 31
Colocar vallas de tráfico
4 personas
- 32
Limpiar la sala de recepción
3 personas
- 33
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 34
Montar las carpas
4 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Comprobar el sonido
2 personas
- 37
Montar la mesa de regalos
3 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
- 39
Montar aperitivos
2 personas
- 40
Ponerse los disfraces
4 personas
- 41
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 42
Atender el puesto de recepción
2 personas
- 43
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 44
Poner etiquetas con nombre a los niños
3 personas
- 45
Colocar a los participantes del desfile
4 personas
- 46
Acompañar el desfile
8 personas
- 47
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
- 48
Poner música durante el desfile
2 personas
- 49
Dar la bienvenida a Sinterklaas
2 personas
- 50
Dar la bienvenida
- 51
Guiar a los niños a sus asientos
4 personas
- 52
Guiar los villancicos de Sinterklaas
2 personas
- 53
Repartir los regalos
5 personas
- 54
Guiar las fotos con Sinterklaas
3 personas
- 55
Servir aperitivos
3 personas
- 56
Rellenar las bebidas
2 personas
- 57
Recoger la basura
2 personas
- 58
Acompañar a los niños con sus padres
3 personas
- 59
Acompañar la despedida de Sinterklaas
3 personas
Seguimiento
- 60
Recoger la vajilla
3 personas
- 61
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 62
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 63
Desmontar las carpas
4 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Recoger el sonido
2 personas
- 66
Retirar la señalización de ruta
3 personas
- 67
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
- 68
Limpiar el lugar
4 personas
- 69
Retirar los residuos
2 personas
- 70
Devolver los disfraces
2 personas
- 71
Devolver el material prestado
2 personas
- 72
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 6
- Mesas de regaloscant. 3
- Percheroscant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Mantelescant. 12
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Megáfonoscant. 2
- Cámara de fotos
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Linternas de manocant. 6
Decoración
- Banderas de Sinterklaascant. 20
- Globos de Pietencant. 100
- Arcos de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Banner de bienvenida
- Flechas de rutacant. 12
- Pizarrascant. 4
- Pesos para globoscant. 8
- Cuerdacant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 4
- Fondo de chimenea
- Marco de fotos
Disfraces
- Disfraz de Sinterklaas
- Disfraces de Pietencant. 4
- Mitra de Sinterklaas
- Gorros de Pietencant. 4
- Barba de Sinterklaas
- Pelucas de Pietencant. 4
- Báculo de Sinterklaas
- Guantes de Pietencant. 4
Regalos
- Bolsas de regalocant. 100
- Regalos para el zapatocant. 100
- Etiquetas de regalocant. 110
- Papel de regalocant. 10
- Cinta de regalocant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Pegatinas de Sinterklaascant. 200
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Cucharillas de cafécant. 40
Cocina
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Guantes de hornocant. 4
- Acumuladores de fríocant. 20
- Bandejas de comidacant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Faroles LEDcant. 8
- Iluminación a pilascant. 6
Seguridad
- Vallas de tráficocant. 20
- Conos de tráficocant. 20
- Chalecos reflectantescant. 12
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
Registro
- Formularios de registrocant. 120
- Etiquetas con nombrescant. 120
- Pulserascant. 120
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Pinzas de basuracant. 4
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobillacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ruta y el lugar de recepción al principio: solicita el permiso del desfile y el control de tráfico con varias semanas de margen, porque cualquier cambio afecta a vecinos, voluntarios y proveedores.
- Dibuja un mapa con las flechas de ruta y avisa a los vecinos del recorrido antes de enviar las invitaciones. Indica claramente la hora de salida, la zona de recepción y posibles desvíos.
- Asigna puestos de tráfico y entrega walkie-talkies o megáfonos a los responsables. Para un recorrido con varios cruces, prepara también una persona de coordinación que pueda resolver incidencias sin abandonar su puesto.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes de la recepción. Imprime la lista de participantes, prepara las etiquetas con nombre y separa las bolsas de regalo por grupo para no hacerlo durante la llegada de las familias.
- Haz la comprobación final 24 horas antes: pronóstico, ruta alternativa, baterías externas, cables, sonido, termos, neveras y materiales de señalización. Si hay lluvia o viento, adapta la ruta y asegura carpas, globos, banderas y carteles con pesos y bridas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un desfile de Sinterklaas?
- Solicítalo en cuanto tengas una fecha y una ruta provisionales, preferiblemente entre 6 y 8 semanas antes. El plazo exacto depende del municipio, así que confirma también cuándo debes pedir el control de tráfico.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para el desfile de Sinterklaas?
- Ciérralas al menos 7 días antes de la recepción. Así tendrás tiempo para recoger alergias o preferencias dietéticas, imprimir la lista de participantes y clasificar los regalos por grupo.
- ¿Qué se hace si llueve el día del desfile de Sinterklaas?
- Comprueba el pronóstico 24 horas antes y prepara una ruta alternativa o una recepción más corta. Revisa especialmente carpas, sonido, cables y señalización, y comunica cualquier cambio a las familias y a los vecinos con antelación.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar un desfile de Sinterklaas?
- Calcula al menos una persona responsable por cada cruce o puesto de tráfico, más 2 o 3 personas para recepción, regalos y coordinación. Añade una persona de reserva por cada 5 puestos para cubrir pausas o ausencias.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!