Sinterklaumsumzug organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Sinterklaumsumzug legst du zuerst Datum, Route und Empfangsort fest. Danach folgen Genehmigungen, Verkehrslenkung und die Buchung von Sinterklaas, Pieten und Musikbegleitung. Erst wenn der Ablauf steht, verschickst du Einladungen und verteilst Aufgaben an Helfer. Besonders häufig werden Anwohnerinformation, Geschenk-Sortierung und ein Plan für schlechtes Wetter zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Ort für den Empfang reservieren
3
Umzugsgenehmigung beantragen
4
Verkehrslenkung anfordern
5
Sinterklaas buchen
6
Pieten festhalten
7
Musikbegleitung buchen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
13
Programm ausarbeiten
2 Personen
14
Routenkarte erstellen
15
Anwohner entlang der Route informieren
2 Personen
16
Catering reservieren
17
Geschenktüten zusammenstellen
4 Personen
18
Namensschilder für Kinder erstellen
2 Personen
19
Musik-Playlist erstellen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Route an die Wetterbedingungen anpassen
2 Personen
22
Teilnehmerliste ausdrucken
23
Armbänder und Etiketten bereitlegen
2 Personen
24
Geschenke nach Gruppe sortieren
3 Personen
25
Materialien prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Kostüme bereitlegen
2 Personen
30
Wegweiser aufstellen
2 Personen
31
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
32
Empfangsbereich reinigen
3 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Ton prüfen
2 Personen
37
Geschenketisch einrichten
3 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Snacks auslegen
2 Personen
40
Kostüme anziehen
4 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

42
Empfangsposten besetzen
2 Personen
43
Besucher begrüßen
4 Personen
44
Kinder mit Namensschildern ausstatten
3 Personen
45
Umzugsteilnehmer aufstellen
4 Personen
46
Umzug begleiten
8 Personen
47
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
48
Musik während des Umzugs bereitstellen
2 Personen
49
Sinterklaas begrüßen
2 Personen
50
Begrüßungswort sprechen
51
Kinder zu den Sitzplätzen begleiten
4 Personen
52
Sinterklaaslieder begleiten
2 Personen
53
Geschenke austeilen
5 Personen
54
Fotos mit Sinterklaas begleiten
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Abfall sammeln
2 Personen
58
Kinder zu den Eltern begleiten
3 Personen
59
Abschied von Sinterklaas begleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Geschirr abräumen
3 Personen
61
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Partyzelte abbauen
4 Personen
64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Technik aufräumen
2 Personen
66
Wegweiser entfernen
3 Personen
67
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Abfall entsorgen
2 Personen
70
Kostüme zurückbringen
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
GeschenktischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
MegafoneAnz. 2
Fotokamera
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
HandlampenAnz. 6

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
Pieten-BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
Willkommensbanner
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4
BallongewichteAnz. 8
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 4
Schornsteinhintergrund
Fotoraum

Kostüme

Sinterklaas-Kostüm
PietenkostümeAnz. 4
Sinterklaasmütze
PietenmützenAnz. 4
Sinterklaasbart
Pieten-PerückenAnz. 4
Sinterklaas-Stab
Pieten-HandschuheAnz. 4

Geschenke

GeschenktütenAnz. 100
SchuhgeschenkeAnz. 100
GeschenkanhängerAnz. 110
PackpapierAnz. 10
GeschenkbandAnz. 6
KlebebandAnz. 6
Sinterklaas-StickerAnz. 200

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 40

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
OfenhandschuheAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
BatteriebeleuchtungAnz. 6

Sicherheit

VerkehrsbarrierenAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 120
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallzangenAnz. 4
BesenAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Empfangsort. Die Umzugsgenehmigung und die Verkehrslenkung solltest du direkt danach beantragen, weil Rückfragen den Ablauf verzögern können.
Plane die Route nicht nur für den Umzug, sondern auch für den Empfang. Prüfe Engstellen, Stromversorgung und einen geschützten Platz für Geschenktische, Lautsprecher, Sitzplätze und Kleidung.
Teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher ein. Verkehrsposten brauchen eine klare Position, Funkgeräte oder Megafone; zusätzlich sollte eine Person Teilnehmerliste, Armbänder und Namensschilder ausgeben.
Sortiere die Geschenke am Vortag nach Gruppen und beschrifte die Aufbewahrungsboxen. Am Veranstaltungstag bleibt dann mehr Zeit für Begrüßung und Programm, statt einzelne Geschenke zu suchen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und passe die Route bei Bedarf an. Lege außerdem Verlängerungskabel, Powerbanks, Handlampen und eine wettergeschützte Empfangslösung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaumsumzug anmelden?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Anmeldung und der Genehmigung. Die genaue Frist hängt von der zuständigen Behörde und der geplanten Route ab.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?: Für einen kleinen Umzug solltest du mindestens 1 verantwortliche Person, 2 bis 4 Verkehrsposten und 2 Personen für Empfang und Geschenke einplanen. Bei größeren Gruppen kommt ungefähr 1 Helfer pro 20 bis 30 Kinder hinzu.
Wann sollte man Sinterklaas und die Pieten buchen?: Buche Sinterklaas, Pieten und Musikbegleitung möglichst 8 bis 10 Wochen vorher. Beliebte Termine im Dezember sind oft früh vergeben.
Was muss man am Tag vor dem Sinterklaumsumzug vorbereiten?: Sortiere die Geschenke, drucke die Teilnehmerliste aus und lege Namensschilder, Armbänder und Etiketten bereit. Prüfe außerdem Materialien, Technik und die aktuelle Wettervorhersage spätestens am Vorabend.

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