Organiser un défilé de Sinterklaas : le bon ordre

Un défilé de Sinterklaas se prépare d’abord comme un déplacement sécurisé, puis comme une fête pour les enfants. Commencez par fixer la date, le parcours et le lieu d’accueil avant de réserver les intervenants ou le catering. Les autorisations, la circulation et l’information des riverains doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, structurez les inscriptions, les bénévoles, les cadeaux et l’accueil pour que le cortège puisse avancer sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu pour l’accueil
3
Demander l’autorisation de la parade
4
Demander une régulation de la circulation
5
Immortaliser Sinterklaas
6
Réserver les Pieten
7
Prévoir l’accompagnement musical
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les postes de circulation
2 personnes
13
Élaborer le programme
2 personnes
14
Créer une carte d'itinéraire
15
Informer les riverains le long de l’itinéraire
2 personnes
16
Réserver le catering
17
Composer des sacs cadeaux
4 personnes
18
Créer des étiquettes nominatifs pour les enfants
2 personnes
19
Créer la playlist musicale
20
Vérifier les prévisions météo
21
Adapter le parcours aux conditions météorologiques
2 personnes
22
Imprimer la liste des participants
23
Préparer les bracelets et les étiquettes
2 personnes
24
Trier les cadeaux par groupe
3 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Préparer les costumes
2 personnes
30
Installer la signalisation du parcours
2 personnes
31
Installer des barrières de circulation
4 personnes
32
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Vérifier le son
2 personnes
37
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
40
Enfiler les costumes
4 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Tenir le poste d’accueil
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Équiper les enfants d’étiquettes nominatives
3 personnes
45
Mettre en place les participants du défilé
4 personnes
46
Encadrer le défilé
8 personnes
47
Tenir les postes de circulation
6 personnes
48
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
49
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
50
Prononcer le mot de bienvenue
51
Accompagner les enfants jusqu’aux places
4 personnes
52
Accompagner les chants de Sinterklaas
2 personnes
53
Distribuer les cadeaux
5 personnes
54
Accompagner les photos avec Sinterklaas
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Accompagner les enfants auprès de leurs parents
3 personnes
59
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
3 personnes

Suivi

60
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
61
Emballer les restes
2 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Ranger le matériel de sonorisation
2 personnes
66
Retirer la signalisation de parcours
3 personnes
67
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Rapporter les costumes
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Stocker le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables cadeauxqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Nappesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Appareil photo
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 20
Ballons Pietenqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Bannière de bienvenue
Flèches de directionqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Poids pour ballonsqté 8
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 4
Fond de cheminée
Cadre photo

Costumes

Costume de Sinterklaas
Costumes de Pietenqté 4
Mitre de Saint-Nicolas
Bonnets de Pietqté 4
Barbe de Sinterklaas
Perruques de Pietenqté 4
Bâton de Saint Nicolas
Gants de Pietenqté 4

Cadeaux

Sacs cadeauxqté 100
Cadeaux de chaussuresqté 100
Étiquettes cadeauxqté 110
Papier cadeauqté 10
Ruban cadeauqté 6
Ruban adhésifqté 6
Autocollants de Sinterklaasqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 20
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Éclairage à batterieqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 120
Étiquettes nominativesqté 120
Braceletsqté 120
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant toute communication : prévoyez les points de départ, d’arrivée, les rues à sécuriser et une solution de repli si la météo rend une partie de l’itinéraire impraticable.
Lancez les demandes d’autorisation et de régulation de la circulation au moins 6 à 8 semaines avant le défilé. Informez aussi les riverains le long du parcours, avec les horaires de passage et les restrictions prévues.
Répartissez les bénévoles par postes clairement définis : circulation, accueil, accompagnement du cortège, cadeaux et photos. Préparez une liste de contacts et distribuez les talkies-walkies ou mégaphones avant le départ.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement. Imprimez ensuite la liste des participants, préparez les bracelets et étiquettes, puis triez les cadeaux par groupe pour éviter les recherches sur place.
Faites une répétition technique la veille : microphones, enceintes, lecteur audio, rallonges, batteries et éclairage. Vérifiez aussi les prévisions météo 48 heures avant et communiquez immédiatement toute modification du parcours ou de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, régler la circulation, réserver le lieu d’accueil et recruter les bénévoles sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?: Déposez la demande au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue, ou plus tôt si le parcours traverse plusieurs rues très fréquentées. Vérifiez aussi séparément les règles concernant la régulation de la circulation et l’occupation du lieu d’accueil.
Quand préparer les cadeaux pour les enfants ?: Finalisez les quantités et les groupes environ 10 jours avant le défilé, puis préparez les sacs et les étiquettes 2 à 3 jours avant. Gardez une petite marge pour les inscriptions tardives et les erreurs de tri.
Que faire s’il pleut le jour du défilé de Sinterklaas ?: Décidez d’un parcours adapté au plus tard 48 heures avant, en fonction des prévisions. Prévoyez un lieu d’accueil couvert, des tentes, de l’éclairage et une communication claire pour que les participants sachent où se rendre si le trajet change.

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