Organiser un défilé de Sinterklaas sans rien oublier

Un défilé de Sinterklaas demande plus qu’un itinéraire et quelques costumes. Il faut coordonner les autorisations, la circulation, l’accueil, les bénévoles, la musique et la distribution des cadeaux. Cette checklist de 72 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la fixation de la date jusqu’au contrôle du matériel le jour J. Elle tient aussi compte des inscriptions, des besoins alimentaires, de la météo et de l’information des riverains.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu pour l’accueil
Demander l’autorisation de la parade
Demander une régulation de la circulation
Immortaliser Sinterklaas
Réserver les Pieten
Prévoir l’accompagnement musical
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Informer les riverains le long de l’itinéraire
2 personnes
Réserver le catering
Composer des sacs cadeaux
4 personnes
Créer des étiquettes nominatifs pour les enfants
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Adapter le parcours aux conditions météorologiques
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les bracelets et les étiquettes
2 personnes
Trier les cadeaux par groupe
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Installer la signalisation du parcours
2 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Vérifier le son
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Enfiler les costumes
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le poste d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Équiper les enfants d’étiquettes nominatives
3 personnes
Mettre en place les participants du défilé
4 personnes
Encadrer le défilé
8 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Accompagner les enfants jusqu’aux places
4 personnes
Accompagner les chants de Sinterklaas
2 personnes
Distribuer les cadeaux
5 personnes
Accompagner les photos avec Sinterklaas
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Accompagner les enfants auprès de leurs parents
3 personnes
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
3 personnes

Suivi

Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le matériel de sonorisation
2 personnes
Retirer la signalisation de parcours
3 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter les costumes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables cadeauxqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Nappesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Appareil photo
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 20
Ballons Pietenqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Bannière de bienvenue
Flèches de directionqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Poids pour ballonsqté 8
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 4
Fond de cheminée
Cadre photo

Costumes

Costume de Sinterklaas
Costumes de Pietenqté 4
Mitre de Saint-Nicolas
Bonnets de Pietqté 4
Barbe de Sinterklaas
Perruques de Pietenqté 4
Bâton de Saint Nicolas
Gants de Pietenqté 4

Cadeaux

Sacs cadeauxqté 100
Cadeaux de chaussuresqté 100
Étiquettes cadeauxqté 110
Papier cadeauqté 10
Ruban cadeauqté 6
Ruban adhésifqté 6
Autocollants de Sinterklaasqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 20
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Éclairage à batterieqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 120
Étiquettes nominativesqté 120
Braceletsqté 120
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le parcours, puis lancez les demandes d’autorisation et de régulation de la circulation au moins 8 à 12 semaines avant le défilé. Ces démarches sont souvent celles qui prennent le plus de temps.
Préparez un plan d’accueil distinct de l’itinéraire : prévoyez les tentes, les tables, les chaises, les tables cadeaux et une zone clairement indiquée pour les inscriptions, les bracelets et les étiquettes nominatives.
Répartissez les bénévoles par postes précis, notamment aux points de circulation, à l’accueil, aux cadeaux et à l’accompagnement de Sinterklaas. Donnez à chaque responsable un moyen de communication, comme un talkie-walkie, avant le départ.
Triez les cadeaux par groupe et vérifiez les noms des enfants au plus tard la veille. Gardez une réserve de sacs et d’étiquettes vierges pour corriger les inscriptions de dernière minute.
Faites une répétition technique 24 à 48 heures avant : microphones, enceintes, lecteur audio, rallonges, multiprises et batteries externes doivent être testés ensemble. Consultez ensuite la météo et prévoyez une adaptation du parcours si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, demander les autorisations, réserver Sinterklaas et les Pieten, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il prévenir les riverains du parcours ?: Informez-les au moins 2 à 3 semaines avant le défilé, avec la date, les horaires, les rues concernées et les éventuelles restrictions de circulation. Rappelez ces informations quelques jours avant si le parcours est très fréquenté.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de Sinterklaas ?: Comptez au minimum 1 bénévole par point de circulation, plus une équipe pour l’accueil, les cadeaux, la sonorisation et l’accompagnement. Pour un petit défilé, prévoyez généralement 10 à 15 personnes afin de couvrir les absences et les imprévus.
Quand préparer les cadeaux et les étiquettes des enfants ?: Préparez les sacs et triez-les par groupe 1 à 2 jours avant. Imprimez la liste des participants et contrôlez les étiquettes la veille, puis gardez quelques étiquettes vierges pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.