Organiza el Desfile de Sinterklaas sin olvidar nada

Organizar un Desfile de Sinterklaas requiere coordinar la ruta, los permisos y muchas personas antes de pensar en la decoración. Empieza fijando la fecha y el recorrido, y deja cerrados con antelación el permiso del desfile, el control de tráfico y el lugar de recepción. Después podrás organizar las inscripciones, los regalos, el catering y el programa con cifras reales de asistentes. Esta checklist reúne 72 tareas y 87 materiales para avanzar en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar un lugar para la recepción
Solicitar permiso para el desfile
Solicitar control de tráfico
Reservar a Sinterklaas
Registrar a los Pieten
Concertar el acompañamiento musical
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar puestos de tráfico
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Crear un mapa de la ruta
Informar a los vecinos del recorrido
2 personas
Reservar el catering
Preparar bolsas de regalo
4 personas
Crear etiquetas con nombre para los niños
2 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar el pronóstico del tiempo
Adaptar la ruta a las condiciones meteorológicas
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar pulseras y etiquetas
2 personas
Clasificar los regalos por grupo
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Colocar la señalización de ruta
2 personas
Colocar vallas de tráfico
4 personas
Limpiar la sala de recepción
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Comprobar el sonido
2 personas
Montar la mesa de regalos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Ponerse los disfraces
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender el puesto de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Poner etiquetas con nombre a los niños
3 personas
Colocar a los participantes del desfile
4 personas
Acompañar el desfile
8 personas
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
Poner música durante el desfile
2 personas
Dar la bienvenida a Sinterklaas
2 personas
Dar la bienvenida
Guiar a los niños a sus asientos
4 personas
Guiar los villancicos de Sinterklaas
2 personas
Repartir los regalos
5 personas
Guiar las fotos con Sinterklaas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Acompañar a los niños con sus padres
3 personas
Acompañar la despedida de Sinterklaas
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger el sonido
2 personas
Retirar la señalización de ruta
3 personas
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los disfraces
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Mesas de regaloscant. 3
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Mantelescant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Megáfonoscant. 2
Cámara de fotos
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Linternas de manocant. 6

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 20
Globos de Pietencant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Banner de bienvenida
Flechas de rutacant. 12
Pizarrascant. 4
Pesos para globoscant. 8
Cuerdacant. 2
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 4
Fondo de chimenea
Marco de fotos

Disfraces

Disfraz de Sinterklaas
Disfraces de Pietencant. 4
Mitra de Sinterklaas
Gorros de Pietencant. 4
Barba de Sinterklaas
Pelucas de Pietencant. 4
Báculo de Sinterklaas
Guantes de Pietencant. 4

Regalos

Bolsas de regalocant. 100
Regalos para el zapatocant. 100
Etiquetas de regalocant. 110
Papel de regalocant. 10
Cinta de regalocant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Pegatinas de Sinterklaascant. 200

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Cucharillas de cafécant. 40

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2
Guantes de hornocant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8
Iluminación a pilascant. 6

Seguridad

Vallas de tráficocant. 20
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6

Registro

Formularios de registrocant. 120
Etiquetas con nombrescant. 120
Pulserascant. 120
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas de basuracant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobillacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso del desfile y el control de tráfico con varias semanas de margen: sin estas autorizaciones, la ruta puede tener que cambiar a última hora. Informa también a los vecinos del recorrido antes de repartir las invitaciones.
Cierra las inscripciones antes de encargar el catering y preparar los regalos. Usa la lista final de participantes para recoger preferencias dietéticas, imprimir nombres y clasificar las bolsas por grupo.
Asigna los puestos de tráfico y entrega walkie-talkies o megáfonos a los responsables antes de comenzar. Prepara además un mapa de la ruta con flechas visibles y un punto claro de encuentro para quienes se separen del grupo.
Reserva el lugar de recepción con espacio para mesas, sillas, percheros y una mesa de regalos. Comprueba que haya suficientes enchufes y lleva cables alargadores, regletas y baterías externas para micrófonos, altavoces y reproductor de música.
Consulta el pronóstico del tiempo unos días antes y vuelve a revisarlo el mismo día. Si hay lluvia, viento o frío intenso, adapta la ruta y protege las carpas, los globos, las decoraciones y los materiales de recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Desfile de Sinterklaas?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha y la ruta, solicitar permisos, reservar a Sinterklaas, registrar a los Pieten y contratar el acompañamiento musical. Deja las inscripciones y el catering para cuando tengas una previsión fiable de asistentes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para el desfile?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar preferencias dietéticas, imprimir la lista de participantes y preparar las etiquetas, pulseras y bolsas de regalo.
¿Qué se necesita para controlar el tráfico durante el desfile?: Calcula un responsable por cada cruce o punto de tráfico y asigna los puestos antes del día del desfile. Entrega las instrucciones, el mapa de la ruta y los walkie-talkies o megáfonos al menos 24 horas antes.
¿Cuándo hay que preparar los regalos de los niños?: Clasifica los regalos por grupo y coloca las etiquetas entre 2 y 3 días antes. Haz una comprobación final de cantidades y materiales el día anterior, usando la lista de participantes actualizada.

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