Sinterklaumsumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklaumsumzug braucht mehr Vorlauf als nur einen gebuchten Sinterklaas. Route, Genehmigung, Verkehrslenkung und Empfangsort müssen zusammenpassen, bevor Einladungen verschickt werden. Plane außerdem Helfer für Verkehrsposten, Geschenkausgabe und Technik ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zur Ausgabe von Namensschildern, Armbändern und Geschenktüten am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Ort für den Empfang reservieren
Umzugsgenehmigung beantragen
Verkehrslenkung anfordern
Sinterklaas buchen
Pieten festhalten
Musikbegleitung buchen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
Programm ausarbeiten
2 Personen
Routenkarte erstellen
Anwohner entlang der Route informieren
2 Personen
Catering reservieren
Geschenktüten zusammenstellen
4 Personen
Namensschilder für Kinder erstellen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Wettervorhersage prüfen
Route an die Wetterbedingungen anpassen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Armbänder und Etiketten bereitlegen
2 Personen
Geschenke nach Gruppe sortieren
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kostüme bereitlegen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Empfangsbereich reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Ton prüfen
2 Personen
Geschenketisch einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Kostüme anziehen
4 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Empfangsposten besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Kinder mit Namensschildern ausstatten
3 Personen
Umzugsteilnehmer aufstellen
4 Personen
Umzug begleiten
8 Personen
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
Musik während des Umzugs bereitstellen
2 Personen
Sinterklaas begrüßen
2 Personen
Begrüßungswort sprechen
Kinder zu den Sitzplätzen begleiten
4 Personen
Sinterklaaslieder begleiten
2 Personen
Geschenke austeilen
5 Personen
Fotos mit Sinterklaas begleiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Kinder zu den Eltern begleiten
3 Personen
Abschied von Sinterklaas begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Geschirr abräumen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Technik aufräumen
2 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Kostüme zurückbringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
GeschenktischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
MegafoneAnz. 2
Fotokamera
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
HandlampenAnz. 6

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
Pieten-BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
Willkommensbanner
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4
BallongewichteAnz. 8
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 4
Schornsteinhintergrund
Fotoraum

Kostüme

Sinterklaas-Kostüm
PietenkostümeAnz. 4
Sinterklaasmütze
PietenmützenAnz. 4
Sinterklaasbart
Pieten-PerückenAnz. 4
Sinterklaas-Stab
Pieten-HandschuheAnz. 4

Geschenke

GeschenktütenAnz. 100
SchuhgeschenkeAnz. 100
GeschenkanhängerAnz. 110
PackpapierAnz. 10
GeschenkbandAnz. 6
KlebebandAnz. 6
Sinterklaas-StickerAnz. 200

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 40

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
OfenhandschuheAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
BatteriebeleuchtungAnz. 6

Sicherheit

VerkehrsbarrierenAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 120
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallzangenAnz. 4
BesenAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Umzugsgenehmigung frühzeitig und kläre gleichzeitig die Verkehrslenkung. Sobald die Route feststeht, informierst du die Anwohner entlang der Strecke schriftlich.
Plane für den Empfang einen festen Ausgabeort: Geschenktische, Aufbewahrungsboxen und nach Gruppen sortierte Geschenke verhindern lange Schlangen. Lege Armbänder, Etiketten und die ausgedruckte Teilnehmerliste getrennt bereit.
Teile die Verkehrsposten nicht erst am Veranstaltungstag ein. Übergib jedem Helfer eine Routenkarte und statte das Team mit Funkgeräten oder Megafonen aus.
Prüfe die Technik spätestens am Vortag: Funkmikrofone, tragbare Lautsprecher, Musikplayer, Verlängerungskabel und Powerbanks müssen zusammen funktionieren. Für dunkle Abschnitte gehören Handlampen zur Einsatzkiste.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und passe die Route bei Bedarf an. Für den Empfang solltest du Partyzelte, Thermoskannen und Kühlboxen so aufstellen, dass Ausrüstung und Kindergruppen trocken bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Sinterklaumsumzug anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigung, Route und Verkehrslenkung. Die konkreten Fristen hängen von der zuständigen Behörde ab, deshalb solltest du die Anforderungen direkt nach der Datumsfestlegung prüfen.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Verkehrsposten sowie zusätzliche Helfer für Empfang, Geschenkausgabe und Technik ein. Für eine kleine Route solltest du meist 8 bis 12 Personen zusätzlich zu Sinterklaas und Pieten einteilen.
Wann sollte ich die Geschenktüten für den Sinterklaumsumzug vorbereiten?: Sortiere und beschrifte die Geschenktüten spätestens 1 bis 2 Tage vorher nach Gruppen. Am Veranstaltungstag bleiben dann nur die Ausgabe, eine letzte Materialkontrolle und die Anpassung an die tatsächliche Teilnehmerzahl.
Was muss ich bei schlechtem Wetter beim Sinterklaumsumzug ändern?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, ob die Route verkürzt oder der Empfang verlegt werden muss. Sichere Banner, Ballonbögen und Girlanden mit Ballongewichten, Seil und Kabelbindern und halte einen trockenen Ausgabeplatz bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.