Sinterklaasintocht organiseren: checklist en planning

Een Sinterklaasintocht vraagt vooral om een strakke route, duidelijke verkeersafzetting en genoeg mensen op het juiste moment. Leg de datum, route en vergunning vroeg vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de vrijwilligersindeling. Controleer in de laatste week het weer, de route en alle techniek. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw, een goed bereikbare contactlijst en spullen die ook bij kou of regen bruikbaar blijven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Intochtdatum en route vastleggen
3 personen
Vergunning en route melden
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Routekaart verspreiden
2 personen
Verkeersplan controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Contactlijst printen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Versiering controleren
2 personen
Cadeaus sorteren
3 personen
Kleding en attributen klaarleggen
3 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Cateringtafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Cadeau-uitgiftepunt inrichten
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Intochtgroep verzamelen
4 personen
Route veilig vrijmaken
6 personen
Bezoekers ontvangen
6 personen
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
Intocht begeleiden
8 personen
Publiek achter hekken houden
6 personen
Sinterklaas welkom heten
2 personen
Programma aankondigen
Cadeaus uitdelen
5 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Locatie-eigenaar informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Cateringtafelrokkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 30
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Waarschuwingsvestenaantal 15
Reflecterende hesjesaantal 10

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 12
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Rood-witte slingersaantal 10
Sinterklaaspostersaantal 8
Cadeauverpakkingenaantal 150
Decoratieve mijtersaantal 20
Decoratieve stafaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Handschoenenaantal 12
Thermosflessenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Oordopjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en verkeersplan niet pas in de laatste week vast. Plan de routecontrole en vergunningmelding vroeg genoeg, zodat verkeershekken, pionnen, routeborden en waarschuwingsvesten op tijd geregeld zijn.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk enkele dagen vooraf en geef iedere vrijwilliger een rol en contactnummer. Print de contactlijst; telefoons zijn buiten niet altijd betrouwbaar door kou, drukte of een lege batterij.
Test mobiele speakers, draadloze microfoons, het mengpaneel en verlengkabels vóór de opbouw. Neem powerbanks mee en leg kabels zo neer dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, verlichting en houdbare catering klaar voordat de intocht begint, en gebruik batterijlantaarns als stroompunten niet goed bereikbaar zijn.
Sorteer cadeaus en cadeauverpakkingen vooraf per groep of moment. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en zet herbruikbare bekers, tafels en cateringbenodigdheden op één vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunning en reserveringen. Plan de vrijwilligers, uitnodigingen en aanmeldingen daarna; controleer de route en weersverwachting opnieuw in de laatste week.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht regelen?: Meld de route en vraag de benodigde vergunning minimaal 8 weken vooraf aan. Gemeenten hanteren verschillende termijnen, dus controleer direct welke termijn voor jouw route geldt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per verkeers- of afzetpunt en extra begeleiding bij het ontvangstterrein. Maak de definitieve indeling uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief reserve voor uitval.
Wat moet ik de dag vóór een Sinterklaasintocht controleren?: Controleer routeborden, verkeershekken, verlichting, geluidsapparatuur, cadeaus en de vrijwilligerscontactlijst. Leg kleding, attributen en houdbare catering klaar en doe de laatste weerscheck uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.