Organiser un défilé de Sinterklaas sans rien oublier

Un défilé de Sinterklaas demande de coordonner le parcours, les autorisations, les bénévoles et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 69 tâches et 58 fournitures, de la première réservation au branchement de l’éclairage. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis verrouille les besoins administratifs et humains avant de préparer le matériel. Les derniers contrôles portent sur la circulation, la météo, les cadeaux et l’installation du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire du défilé
3 personnes
Signaler le permis et l'itinéraire
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Inviter les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
Vérifier le plan de circulation
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des contacts
Faire les courses
3 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Trier les cadeaux
3 personnes
Préparer les vêtements et les accessoires
3 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Aménager les tables de catering
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer le point de remise des cadeaux
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Rassembler le groupe du défilé
4 personnes
Dégager le parcours en toute sécurité
6 personnes
Accueillir les visiteurs
6 personnes
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
Encadrer la procession
8 personnes
Maintenir le public derrière les barrières
6 personnes
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
Annoncer le programme
Distribuer les cadeaux
5 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
4 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Informer le propriétaire du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappes de buffetqté 8
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 30
Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Gilets de sécuritéqté 15
Gilets réfléchissantsqté 10

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 12
Ballons Pietenqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes rouge et blancqté 10
Affiches Sinterklaasqté 8
Papiers cadeauxqté 150
Mitres décorativesqté 20
Bâton décoratifqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Gantsqté 12
Bouteilles isothermesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Bouchons d'oreillesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours avant d’envoyer les invitations : il doit figurer sur le plan distribué aux bénévoles et servir au contrôle du plan de circulation.
Ne garde pas les autorisations pour la dernière semaine. Signale le permis et l’itinéraire dès que la date est arrêtée, puis vérifie les éventuelles réservations nécessaires.
Prévois une répartition écrite des bénévoles et imprime la liste des contacts. Le jour du défilé, chacun doit savoir qui gère les barrières, les panneaux, l’accueil et les cadeaux.
Regroupe les fournitures par usage avant le montage : barrières, cônes, ruban de balisage et gilets pour la circulation ; rallonges, multiprises et éclairage pour l’installation technique.
Prépare les cadeaux, les vêtements et les accessoires avant le jour J. Trie les cadeaux séparément et vérifie la décoration, les tentes, les tables et les chaises lors de l’inspection du site.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un défilé de Sinterklaas ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, de signaler le permis, de réserver le matériel et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations au défilé de Sinterklaas ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines à l’avance. Prévois ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille du défilé ?: Vérifie les prévisions météo, le plan de circulation, les contacts des bénévoles et l’état des cadeaux. Contrôle aussi que les panneaux, barrières, gilets, rallonges et batteries sont bien disponibles.
À quelle heure installer le site avant le défilé ?: Réserve au minimum 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les barrières, les panneaux, les tentes, les tables et les chaises. Garde ensuite 30 minutes pour tester les enceintes, les microphones et l’éclairage.

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