Checklist para organizar un desfile de Sinterklaas

Organizar un desfile de Sinterklaas requiere coordinar la ruta, los permisos, la seguridad y muchas tareas pequeñas que suelen quedarse para el último momento. Esta checklist reúne 69 tareas y 58 materiales para avanzar en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha y notificar la ruta; después organiza voluntarios, inscripciones, regalos y catering. En los días previos, revisa el tráfico, el tiempo y el equipo. El día del desfile, reserva tiempo suficiente para vallas, señales, carpas, decoración, mesas e iluminación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la ruta de la entrada
3 personas
Notificar el permiso y la ruta
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Invitar a los voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Distribuir el mapa de la ruta
2 personas
Revisar el plan de tráfico
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Hacer la compra
3 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Comprobar la decoración
2 personas
Clasificar regalos
3 personas
Preparar ropa y accesorios
3 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las carpas
6 personas
Colgar la decoración
4 personas
Conectar la iluminación
3 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Montar el punto de entrega de regalos
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Reunir al grupo de la procesión
4 personas
Despejar la ruta de forma segura
6 personas
Recibir a los visitantes
6 personas
Proporcionar música durante la entrada
2 personas
Acompañar la entrada
8 personas
Mantener al público detrás de las vallas
6 personas
Dar la bienvenida a Sinterklaas
2 personas
Anunciar el programa
Repartir los regalos
5 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
4 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
4 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
Retirar los carteles de ruta
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Informar al propietario del lugar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Manteles para cateringcant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Material de tráfico

Vallas de tráficocant. 30
Señales de rutacant. 12
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Chalecos reflectantescant. 15
Chalecos reflectantescant. 10

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 12
Globos de Pietencant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldas rojas y blancascant. 10
Pósters de Sinterklaascant. 8
Papel de regalocant. 150
Mitra decorativacant. 20
Personal de decoracióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Guantescant. 12
Botellas térmicascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Tapones para los oídoscant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Notifica el permiso y la ruta con varias semanas de antelación y distribuye el mapa a los voluntarios antes del día del desfile. Así pueden conocer sus puestos y detectar cruces o zonas problemáticas.
Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Compra después las cantidades definitivas y prepara con antelación el catering que no necesite refrigeración.
Haz la distribución de voluntarios 3 o 4 días antes e imprime una lista de contactos. Incluye quién controla el tráfico, quién acompaña la ruta, quién atiende el catering y quién clasifica los regalos.
Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y vuelve a revisarlo la misma mañana. Las carpas, la iluminación, los alargadores y las baterías externas deben estar listos antes de empezar el montaje.
Reserva entre 2 y 3 horas para montar el recinto: coloca primero las vallas y las señales de ruta, después las carpas, mesas y sillas, y termina con la decoración, los altavoces y la iluminación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de Sinterklaas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, la ruta y los permisos. Deja cerradas las reservas y las invitaciones unas 3 semanas antes, y termina las inscripciones y la compra durante la última semana.
¿Cuándo hay que preparar la ruta y las señales del desfile?: Define la ruta al inicio y distribuye el mapa a los voluntarios al menos 7 días antes. Coloca las vallas, los conos y las señales el mismo día, aproximadamente 2 o 3 horas antes de la llegada del público.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un desfile de Sinterklaas?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada cruce o punto de control, más 2 personas para regalos, 2 para catering y 2 para el montaje y desmontaje. Para una ruta con 6 cruces, el equipo debería contar con al menos 12 voluntarios.
¿Cuándo hay que revisar el tiempo y preparar las carpas?: Revisa el pronóstico 48 horas antes y de nuevo el mismo día. Monta las carpas entre 2 y 3 horas antes del desfile y comprueba que la iluminación y los cables funcionan antes de que llegue el público.

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