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Sinterklaumsumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklaumsumzug braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Umzug: Route, Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen müssen früh abgestimmt werden. Plane zuerst Datum und Strecke, danach Reservierungen, Helfer und Einladungen. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Kleidung, Geschenke und Technik. Am Veranstaltungstag helfen klare Zuständigkeiten, gedruckte Kontaktlisten und gut sichtbare Wegweiser dabei, dass Zug und anschließende Feier ohne unnötige Verzögerungen ablaufen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einzugsdatum und Route festlegen

    3 Personen

  • Genehmigung und Route melden

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Freiwillige einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Routenkarte verteilen

    2 Personen

  • Verkehrsplan prüfen

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Kontaktliste drucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Geschenke sortieren

    3 Personen

  • Kleidung und Requisiten bereitlegen

    3 Personen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    6 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    3 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Cateringtische einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Abfallstationen einrichten

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Ausgabestelle für Geschenke einrichten

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Empfangsgruppe sammeln

    4 Personen

  • Route sicher freiräumen

    6 Personen

  • Besucher empfangen

    6 Personen

  • Musik beim Einzug bereitstellen

    2 Personen

  • Umzug begleiten

    8 Personen

  • Publikum hinter Absperrungen halten

    6 Personen

  • Sinterklaas willkommen heißen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Geschenke austeilen

    5 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Besucherströme lenken

    4 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Verkehrsbarrieren entfernen

    6 Personen

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Location-Eigentümer informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 4
  • Catering-TischhussenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Verkehrsmaterial

  • VerkehrsbarrierenAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • KegelAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 15
  • WarnwestenAnz. 10

Dekoration

  • Sinterklaas-FlaggenAnz. 12
  • Pieten-BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Rot-weiße GirlandenAnz. 10
  • Sinterklaas-PosterAnz. 8
  • GeschenkverpackungenAnz. 150
  • Dekorative BischofsmützenAnz. 20
  • Dekorative StäbeAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • HandschuheAnz. 12
  • ThermosflaschenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 10
  • OhrstöpselAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfallgreiferAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Einzugsdatum mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Melde die Strecke anschließend bei den zuständigen Stellen an und kläre, wie viele Verkehrsbarrieren, Kegel und Warnwesten benötigt werden.
  • Erstelle spätestens 7 Tage vor dem Umzug einen Helferplan mit festen Zeiten und Aufgaben. Drucke zusätzlich eine Kontaktliste und verteile die Routenkarte, damit niemand nur über eine Messenger-Gruppe erreichbar sein muss.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege Kleidung, Requisiten sowie eine Ausweichlösung für Regen bereit. Partyzelte, Beleuchtung und trockene Lagerplätze für Geschenke sollten nicht erst am Veranstaltungstag organisiert werden.
  • Sortiere Geschenke nach Empfänger oder Gruppe und verpacke sie spätestens am Vortag. Für die Ausgabe brauchst du außerdem einen klaren Ablageort, damit während des Umzugs nichts gesucht oder vertauscht wird.
  • Teste mobile Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel am Vortag vollständig. Lade Powerbanks auf und kontrolliere, ob Beleuchtung und Batterielaternen an der Strecke auch bei Dunkelheit ausreichen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaumsumzug anmelden?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Anmeldung von Route und Veranstaltung. Für Genehmigungen, Verkehrsabsperrungen und mögliche Rückfragen bleibt so ausreichend Zeit.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabe ein: Zugleitung, Verkehr, Technik, Geschenke und Empfang. Bei einer größeren Strecke sind zusätzlich Helfer an Kreuzungen und Wegweisern sinnvoll; teile alle Personen spätestens 7 Tage vorher ein.
Wann sollte man die Route für den Sinterklaumsumzug festlegen?
Die Route sollte 8 bis 12 Wochen vor dem Termin feststehen. Prüfe danach Verkehrsplan, Engstellen und Aufstellflächen und verteile die endgültige Routenkarte spätestens eine Woche vorher.
Was muss am Tag vor dem Sinterklaumsumzug erledigt sein?
Am Vortag sollten Geschenke sortiert, Catering und haltbare Getränke bereitgestellt sowie Kleidung, Requisiten und Dekoration geprüft sein. Teste außerdem die gesamte Tontechnik und lade alle Powerbanks vollständig auf.

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