Sinterklaasfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een Sinterklaasfeest vraagt vooral om goede timing: de Sint en Pieten, cadeaus, uitnodigingen en het kinderprogramma moeten op elkaar aansluiten. Begin met datum, locatie en begroting en werk daarna toe naar de gastenlijst, dieetwensen en bestellingen. In de laatste week controleer je leveringen, cadeaulabels en pakjes. Op de dag zelf draait het om een duidelijke ontvangst, een ingerichte cadeautafel en een draaiboek dat ook voor helpers direct te volgen is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma voor kinderen maken
2 personen
Sinterklaas en Pieten boeken
Muziek en microfoon reserveren
Cadeaus voor kinderen bestellen
2 personen
Pietenpakjes controleren
2 personen
Cadeaulabels maken
2 personen
Cadeaus per kind verpakken
3 personen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Cadeautafel voorbereiden
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cadeautafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Pietenparcours opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Cadeaus klaarleggen
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Briefing spelbegeleiders geven
5 personen
Briefing artiesten geven
3 personen

Event

Ingang openen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstmuziek afspelen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Pietenparcours begeleiden
4 personen
Knutseltafel begeleiden
3 personen
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Sinterklaas ontvangen
3 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
4 personen
Kinderen naar voren roepen
2 personen
Cadeaus uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Kinderactiviteiten afsluiten
3 personen
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
3 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Cadeaus en materialen tellen
2 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Spelmaterialen opruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Vergeten spullen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Kapstokkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3
Cadeautafelaantal 2
Kindertafelsaantal 4
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Suikerpottenaantal 4

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 6
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Pietenpostersaantal 8
Schoorsteenachtergrond
Cadeaupapierrollenaantal 6
Naamstickersaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Ledlichtsnoerenaantal 6
Fotoframe

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermometeraantal 2
Keukenhandschoenenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Snij- en serveerplankenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Boek Sinterklaas en de Pieten vroeg en leg meteen de aankomsttijd, speelduur en rolverdeling vast. Plan daarnaast muziek en microfoon zo dat het programma niet afhankelijk is van improvisatie.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en controleer ze opnieuw voordat je boodschappen doet. Zo kun je hapjes en drank vooraf per onderdeel klaarzetten in plaats van tijdens het feest nog te moeten zoeken.
Bestel cadeaus ruim vóór het feest en maak per kind een cadeaulabel. Verpak de cadeaus pas nadat de bezoekerslijst en eventuele wijzigingen zijn gecontroleerd, zodat er geen pakje zonder naam overblijft.
Maak het programma op maat van de kinderen en zet de belangrijkste onderdelen met tijden in het draaiboek. Druk het draaiboek en de bezoekerslijst vooraf af; op de dag zelf wil je niet afhankelijk zijn van een telefoon of printer.
Open de locatie ruim voor binnenkomst en werk in vaste volgorde: ventileren, tafels en stoelen plaatsen, decoratie sorteren, cadeautafel inrichten en dranken koud zetten. Controleer daarna microfoon, muziek, kapstokken en de looproute naar de cadeaus.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, begroting en uitnodigingen. Regel Sinterklaas en de Pieten en bestel cadeaus zodra het verwachte aantal kinderen bekend is.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Sinterklaasfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en plan extra tijd als je veel decoratie gebruikt. Open de locatie eerst om te ventileren en plaats daarna meubilair, cadeautafel, decoratie, catering en techniek.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Sinterklaasfeest versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van circa 2 weken voor het feest. Dan heb je tijd om dieetwensen, bezoekerslijst en cadeaus definitief te maken.
Hoe pak ik cadeaus voor een Sinterklaasfeest per kind in?: Controleer eerst de definitieve bezoekerslijst en maak voor elk kind een duidelijk cadeaulabel. Verpak de cadeaus bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf en controleer de namen opnieuw voordat alles op de cadeautafel komt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.