Checklist para organizar una Fiesta de Sinterklaas

Organizar una Fiesta de Sinterklaas requiere coordinar a los invitados, los regalos, el programa infantil y la llegada de Sinterklaas y los Pieten. Esta checklist reúne 75 tareas y 55 artículos para que sepas qué preparar y en qué orden. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el presupuesto; después confirma las inscripciones y los encargos. En los últimos días, revisa las entregas, clasifica los regalos y prepara el espacio para que el montaje avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa para niños
2 personas
Contratar a Sinterklaas y Pieten
Reservar música y micrófono
Pedir regalos para niños
2 personas
Comprobar los trajes de Pieten
2 personas
Hacer etiquetas de regalo
2 personas
Empaquetar los regalos por niño
3 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Comprobar las entregas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de regalos
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de regalos
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar el circuito de Pieten
3 personas
Colocar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los regalos
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar la sesión informativa a los monitores del juego
5 personas
Dar briefing a los artistas
3 personas

Evento

Abrir la entrada
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Poner la música de bienvenida
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Guiar el recorrido de los pieten
4 personas
Guiar la mesa de manualidades
3 personas
Repartir el material del juego
2 personas
Atender el rincón fotográfico
2 personas
Recibir a Sinterklaas
3 personas
Acompañar el programa de Sinterklaas
4 personas
Llamar a los niños al frente
2 personas
Repartir los regalos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Cerrar las actividades infantiles
3 personas
Acompañar la despedida de Sinterklaas
3 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Contar los regalos y los materiales
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el material del juego
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver los objetos olvidados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Percheroscant. 4
Percheroscant. 3
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de regaloscant. 2
Mesas para niñoscant. 4
Taburetescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 60
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 6
Guirnaldas de papelcant. 12
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Pósters de Pietencant. 8
Fondo de chimenea
Rollos de papel de regalocant. 6
Pegatinas con nombrecant. 100
Mantelescant. 10
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Marco de fotos

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 2
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termómetrocant. 2
Guantes de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Tablas para cortar y servircant. 8

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con varias semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Así tendrás tiempo para recopilar alergias, preferencias dietéticas y el número exacto de niños.
Encarga los regalos por niño y prepara las etiquetas antes del evento. Agrupar y envolver cada regalo con antelación evita buscar nombres durante el reparto.
Confirma con tiempo la presencia de Sinterklaas y los Pieten, además de la música y el micrófono. Comprueba también los trajes y el funcionamiento del equipo antes de abrir el lugar.
Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes como mínimo el día anterior. Lleva una copia para quien coordine la recepción y otra para la persona responsable del programa infantil.
Reserva la última parte del montaje para ventilar, colocar mesas y sillas, preparar la mesa de regalos y enfriar las bebidas. Revisa la lista de la compra y las entregas antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de Sinterklaas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite fijar el lugar, enviar invitaciones, gestionar inscripciones, contratar a Sinterklaas y los Pieten y pedir los regalos.
¿Cuándo hay que pedir los regalos de una Fiesta de Sinterklaas?: Pídelos al menos 2 o 3 semanas antes de la fiesta. Reserva después varios días para comprobar las entregas, hacer las etiquetas y empaquetar cada regalo por niño.
¿Cuándo se prepara la decoración y la mesa de regalos?: Clasifica la decoración el día anterior y prepara la mesa de regalos el mismo día, después de montar el mobiliario. Deja los regalos ordenados por niño para reducir errores durante el reparto.
¿Cuándo hay que confirmar la lista de invitados y las preferencias alimentarias?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. En ese momento confirma el número de asistentes y recopila cualquier alergia o preferencia dietética para ajustar la compra.

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