Sinterklausfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklausfest wird übersichtlich, wenn du früh mit Termin, Ort und Budget beginnst. Etwa sechs Wochen vorher sollten Einladungen verschickt und Sinterklaas und Pieten gebucht sein. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Kinderprogramm und Geschenke. In der letzten Woche prüfst du Lieferungen, verpackst die Geschenke pro Kind und bereitest Drehbuch, Besucherliste und Räume vor. Die Checkliste umfasst 75 Aufgaben und 55 benötigte Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm für Kinder erstellen
2 Personen
Sinterklaas und Pieten buchen
Musik und Mikrofon reservieren
Geschenke für Kinder bestellen
2 Personen
Pietenkostüme kontrollieren
2 Personen
Geschenkanhänger basteln
2 Personen
Geschenke pro Kind verpacken
3 Personen
Drehbuch ausdrucken
Besucherliste ausdrucken
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschenketisch vorbereiten
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume lüften
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Geschenketisch einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Pieten-Parcours aufbauen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Geschenke bereitlegen
3 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Spielleiter einweisen
5 Personen
Künstlerbriefing geben
3 Personen

Event

Eingang öffnen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Begrüßungsmusik abspielen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Pietenparcours betreuen
4 Personen
Kreativtisch betreuen
3 Personen
Spielmaterialien verteilen
2 Personen
Fotoecke betreuen
2 Personen
Sinterklaas empfangen
3 Personen
Sinterklaas-Programm begleiten
4 Personen
Kinder nach vorn rufen
2 Personen
Geschenke austeilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Kinderaktivitäten abschließen
3 Personen
Abschied von Sinterklaas begleiten
3 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Geschenke und Materialien zählen
2 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
Spielmaterial aufräumen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Vergessene Dinge zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
KleiderständerAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
BuffetischeAnz. 3
GeschenketischAnz. 2
KindertischeAnz. 4
HockerAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 60
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 4
ZuckerdosenAnz. 4

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 6
PapiergirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Pieten-PosterAnz. 8
Schornsteinhintergrund
GeschenkpapierrollenAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
LED-LichterkettenAnz. 6
Fotoraum

Ausstattung

Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermometerAnz. 2
KüchenhandschuheAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
Schneide- und ServierbretterAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestelle die Geschenke spätestens vier Wochen vor dem Fest. So bleibt Zeit, fehlende Artikel nachzubestellen und jedes Geschenk eindeutig mit einem Geschenkanhänger zu versehen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis etwa zehn Tage vorher. Plane danach Essen, Geschirr und Sitzplätze anhand der tatsächlichen Personenzahl statt anhand grober Schätzungen.
Lege das Kinderprogramm spätestens eine Woche vor dem Fest fest und drucke das Drehbuch sowie die Besucherliste am Vortag aus. So musst du während des Besuchs nichts mehr zusammensuchen.
Prüfe Lieferungen und Einkaufsliste zwei bis drei Tage vorher. Getränke kannst du am Vortag kalt stellen; Kostüme, Mikrofon und Musik sollten ebenfalls vor dem Aufbau kontrolliert werden.
Plane für den Aufbau mindestens zwei Stunden ein. Räume lüften, Tische und Stühle aufstellen, Geschenketisch vorbereiten und Dekoration sortieren dauert meist länger als erwartet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sinterklausfest organisieren?: Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Einladungen. Sinterklaas und Pieten sowie Musik und Mikrofon solltest du ebenfalls in diesem Zeitraum buchen.
Wann sollten die Geschenke für das Sinterklausfest bestellt werden?: Bestelle die Geschenke spätestens vier Wochen vor dem Fest. Verpacke sie idealerweise in der letzten Woche und kontrolliere zwei bis drei Tage vorher, ob jede Lieferung vollständig ist.
Was muss man eine Woche vor dem Sinterklausfest erledigen?: Eine Woche vorher legst du das Kinderprogramm fest, kontrollierst die Pietenkostüme und bereitest Geschenkanhänger vor. Prüfe außerdem Anmeldungen, Ernährungswünsche und die benötigte Ausstattung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Sinterklausfest?: Rechne mit mindestens zwei Stunden für das Öffnen und Lüften der Räume, den Aufbau von Tischen und Stühlen, die Dekoration und den Geschenketisch. Bei vielen Kindern oder mehreren Räumen solltest du eine zusätzliche Stunde einplanen.

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