Organiser une Fête de Sinterklaas sans rien oublier

Une Fête de Sinterklaas réussie repose surtout sur une bonne préparation des enfants, des cadeaux et du déroulement. Commence par fixer la date, le lieu et le budget, puis gère rapidement les inscriptions et les besoins alimentaires. Les réservations de Sinterklaas, des Pieten, de la musique et du microphone doivent être faites assez tôt. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 55 éléments à prévoir, de l’envoi des invitations à l’installation des tables et des chaises le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer un programme pour enfants
2 personnes
Réserver Sinterklaas et les Pieten
Réserver la musique et le microphone
Commander des cadeaux pour enfants
2 personnes
Vérifier les costumes de Pieten
2 personnes
Créer des étiquettes cadeau
2 personnes
Emballer les cadeaux par enfant
3 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la table des cadeaux
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Monter le parcours des Pieten
3 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les cadeaux
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Faire le briefing des animateurs de jeu
5 personnes
Briefing des artistes
3 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Diffuser de la musique d’accueil
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner le parcours de Pieten
4 personnes
Encadrer l’atelier bricolage
3 personnes
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
Animer le coin photo
2 personnes
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
Accompagner le programme de Sinterklaas
4 personnes
Appeler les enfants au premier plan
2 personnes
Distribuer les cadeaux
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Clore les activités pour enfants
3 personnes
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
3 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Compter les cadeaux et le matériel
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Retourner les objets oubliés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Porte-manteauxqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Tables de buffetqté 3
Table des cadeauxqté 2
Tables pour enfantsqté 4
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 6
Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Affiches de Pietenqté 8
Fond de cheminée
Rouleaux de papier cadeauqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Nappesqté 10
Guirlandes LEDqté 6
Cadre photo

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermomètreqté 2
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Planches à découper et de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions au moins 3 semaines avant la fête et note séparément le nombre d’enfants, les adultes présents et les besoins alimentaires. Ces informations servent aussi à préparer les cadeaux et les tables pour enfants.
Réserve Sinterklaas, les Pieten, la musique et le microphone dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévois un programme imprimé avec les horaires d’accueil, d’animation, de remise des cadeaux et de clôture.
Prépare chaque cadeau par enfant quelques jours avant la fête, avec une étiquette nominative bien lisible. Garde la liste des visiteurs à portée de main pour éviter les recherches au moment de la remise.
Ne laisse pas la décoration et le matériel pour le dernier matin : trie les drapeaux, guirlandes, ballons, affiches et éléments de décor, puis vérifie aussi les tables, chaises, porte-manteaux et tables de buffet.
Le jour de la fête, ouvre le lieu assez tôt pour l’aérer, installer les tables et les chaises, rafraîchir les boissons et préparer la table des cadeaux. Fais une dernière vérification des livraisons, des courses et du déroulé imprimé avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations pour une Fête de Sinterklaas ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête. Fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant, afin d’avoir le temps de recueillir les besoins alimentaires et de commander les cadeaux.
Quand faut-il commander les cadeaux pour les enfants ?: Commande-les dès que les inscriptions sont suffisamment fiables, généralement 3 à 4 semaines avant la fête. Emballe chaque cadeau et ajoute son étiquette au plus tard 2 jours avant l’événement.
Quand réserver Sinterklaas et les Pieten ?: Fais la réservation dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifie ensuite les costumes des Pieten et confirme l’horaire d’arrivée au moins une semaine avant.
À quelle heure faut-il préparer la salle le jour de la fête ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce délai permet d’aérer, installer les tables et les chaises, mettre les boissons au frais, préparer la table des cadeaux et contrôler le matériel audio.

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