Sinterklaasconcert organiseren: checklist en planning

Een Sinterklaasconcert vraagt om meer dan een goed repertoire. Je legt eerst datum, zaal en programma vast en stemt daarna muzikanten, dirigent, gastartiesten en Sinterklaas met Pieten op elkaar af. In de laatste weken komen kaartverkoop, vrijwilligers, catering en publieksinformatie samen. De techniek en podiumindeling test je uiterlijk tijdens een repetitie; op de concertdag wil je alleen nog opbouwen, ontvangen en uitvoeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Muzikanten en dirigent bevestigen
2 personen
Repertoire selecteren
3 personen
Bladmuziek verzamelen
2 personen
Optredens met gastartiesten afstemmen
2 personen
Sinterklaas en Pieten uitnodigen
Fotograaf reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Programma drukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Muziekpartijen kopiëren
3 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Technische benodigdheden testen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Instrumenten verzamelen
3 personen
Versiering sorteren
2 personen

Event

Zaal openen
2 personen
Laad- en losruimte vrijmaken
2 personen
Podium en orkestopstelling maken
5 personen
Stoelen voor publiek plaatsen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Muziekinstrumenten opstellen
5 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Licht controleren
2 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Kerstboom en Sintdecor plaatsen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Instrumenten stemmen
4 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Programma en zaal controleren
2 personen
Entree bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concertdeel één uitvoeren
20 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Sinterklaas ontvangen
3 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
Concertdeel twee uitvoeren
20 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Avondcatering klaarzetten
3 personen
Muzikantenmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kleine muziekoptredens begeleiden
3 personen
Bar en catering afsluiten
3 personen
Instrumenten veilig opbergen
5 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Instrumenten terugbrengen
3 personen
Restanten opruimen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 140
Dessertbordjesaantal 140
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 24
Dirigentenlessenaar
Muzikantenstoelenaantal 24
Kabelmattenaantal 8
Kabelbindersaantal 40
Reservebatterijenaantal 20

Verlichting

LED-theaterlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 6
Pietenpostersaantal 8
Rood-witte slingersaantal 12
Gouden sterrenaantal 20
Kunstsneeuwdekensaantal 4
Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 30
Schoencadeautjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Serveerplateausaantal 12

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Thermosbekersaantal 20
Koffiemelkkanaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20
Serveerkannenaantal 8
Koekjestrommelsaantal 8
Broodmandenaantal 8
Naamkaartjes voor dieetwensenaantal 20

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de datum, zaal, dirigent, muzikanten en eventuele gastartiesten vast. Controleer meteen vergunningen, zaalcapaciteit, laad- en losmogelijkheden en de beschikbare kleedkamers.
Open de kaartverkoop zodra het programma en de zaalindeling definitief zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het concert. Verzamel tegelijk dieetwensen, parkeerinformatie en eventuele toegankelijkheidsvragen.
Plan uiterlijk 2 weken vooraf een technische doorloop met microfoons, luidsprekers, mengtafel, muzieklessenaars en podiumdelen. Test kabels, stekkerdozen en reservebatterijen voordat publiek en artiesten aanwezig zijn.
Maak 1 week vooraf een draaiboek per half uur voor opbouw, soundcheck, ontvangst, optreden en afbouw. Deel vrijwilligers toe aan garderobe, kaartcontrole, catering, artiestenbegeleiding en opruimen.
Tel catering, servies en zitplaatsen op basis van het aantal aanmeldingen en bestel met een kleine reserve. Zet naamkaartjes, gedrukt programma, bladmuziek, stoelen en instrumenten op een afvinklijst voor de opbouwdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasconcert organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, muzikanten en programma. Open de kaartverkoop ongeveer 6 tot 8 weken voor het concert, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en catering.
Wanneer moet de techniek van een Sinterklaasconcert getest worden?: Plan de volledige test uiterlijk 2 weken vooraf en herhaal de controle tijdens de soundcheck op de concertdag. Controleer minimaal microfoons, luidsprekers, mengtafel, kabels, podium en muzieklessenaars.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasconcert?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakpost: kaartcontrole, garderobe, catering, artiestenbegeleiding en zaalwacht. Voor een klein concert zijn dat meestal 5 tot 7 mensen; wijs daarnaast 1 coördinator aan.
Wanneer moet ik de catering voor een Sinterklaasconcert bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 weken vooraf, nadat de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Controleer 3 tot 5 dagen vooraf het definitieve aantal en vul servies, glazen en serveermateriaal aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.