Concert de Saint-Nicolas : la checklist d’organisation

Un concert de Saint-Nicolas demande de coordonner un programme musical, des artistes invités et l’accueil des enfants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle au dernier test technique. Prévoyez aussi les détails souvent réglés trop tard : autorisations, besoins alimentaires, stationnement, badges et partitions. Le jour du concert, chaque bénévole doit connaître son rôle et chaque élément de scène doit être testé avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Confirmer les musiciens et le chef d’orchestre
2 personnes
Sélectionner le répertoire
3 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Coordonner les prestations avec des artistes invités
2 personnes
Inviter Sinterklaas et les Pieten
Réserver le photographe
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Copier les partitions musicales
3 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Tester le matériel technique
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler les instruments
3 personnes
Trier la décoration
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Dégager la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Mettre en place la scène et l’orchestre
5 personnes
Installer des chaises pour le public
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer les instruments de musique
5 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer le sapin de Noël et la déco de la Saint-Nicolas
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Accorder les instruments
4 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Vérifier le programme et la salle
2 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Interpréter la première partie du concert
20 personnes
Servir les boissons de pause
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
Exécuter la deuxième partie du concert
20 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Mettre en place le service du soir
3 personnes
Servir le repas des musiciens
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les petites prestations musicales
3 personnes
Fermer le bar et la restauration
3 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
5 personnes

Suivi

Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ramener les instruments
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 140
Assiettes à dessertqté 140
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pupitres de musiqueqté 24
Pupitre de chef d’orchestre
Chaises de musicienqté 24
Passe-câblesqté 8
Serre-câblesqté 40
Piles de rechangeqté 20

Éclairage

Projecteurs LED de théâtreqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 6
Affiches de Pietenqté 8
Guirlandes rouge et blancqté 12
Étoiles doréesqté 20
Couvertures en fausse neigeqté 4
Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 30
Cadeaux de chaussuresqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
plateauxqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Nappesqté 14
Plateaux de serviceqté 12

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 20
Laitier à caféqté 6
Sucriersqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 20
Carafes de serviceqté 8
Boîtes à biscuitsqté 8
Corbeilles à painqté 8
Étiquettes nominatives pour les besoins alimentairesqté 20

Nettoyage

Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer les musiciens, le chef d’orchestre, les artistes invités et l’invitation de Saint-Nicolas et des Pères Fouettards.
Ouvrez la billetterie dès que la salle et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Demandez immédiatement les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Prévoyez une répétition technique complète 1 à 2 jours avant l’événement. Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les passe-câbles avec la configuration réelle de la scène.
Préparez les partitions, les badges nominatifs et le programme imprimé au plus tard 3 jours avant. Gardez plusieurs exemplaires de secours et des piles de rechange avec le matériel technique.
Répartissez les bénévoles au moins une semaine à l’avance, avec une personne dédiée à l’accueil, aux vestiaires, à la billetterie et à la scène. Publiez aussi les informations de stationnement avant l’envoi du dernier rappel aux invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de Saint-Nicolas ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un concert avec musiciens, salle, billetterie et artistes invités. Commencez plus tôt si les autorisations ou la disponibilité du chef d’orchestre ne sont pas encore confirmées.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert de Saint-Nicolas ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant la date, dès que le lieu, les horaires et le programme sont définitifs. Fixez une date de clôture des inscriptions quelques jours avant le concert pour finaliser l’accueil et le catering.
Quand tester le matériel technique du concert ?: Faites un premier contrôle 1 à 2 semaines avant, puis un test complet 1 à 2 jours avant l’événement. Vérifiez notamment les microphones, les pieds, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles et les multiprises.
Quand imprimer les partitions et le programme ?: Imprimez les partitions et le programme au plus tard 3 jours avant le concert, après validation du répertoire et de l’ordre des prestations. Préparez quelques copies supplémentaires pour les musiciens, les invités et les changements de dernière minute.

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