Sinterklaus-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklaus-Konzert braucht mehr als ein festliches Programm: Saal, Musiker, Gastauftritte, Technik und Besucherinformationen müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm und bestätige danach Musiker, Dirigent sowie Sinterklaas und Pieten. Kurz vor dem Konzert zählen Ablaufproben, Noten, Sitzordnung, Catering und Helfer-Einteilung. Diese Checkliste führt dich durch die 80 Aufgaben und 71 benötigten Gegenstände, damit am Veranstaltungstag nichts Wesentliches fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Genehmigungen prüfen
Musiker und Dirigent bestätigen
2 Personen
Repertoire auswählen
3 Personen
Noten sammeln
2 Personen
Auftritte mit Gastkünstlern abstimmen
2 Personen
Sinterklaas und Pieten einladen
Fotograf buchen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Programm drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Musiknoten kopieren
3 Personen
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Technische Ausstattung testen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Instrumente zusammentragen
3 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen

Event

Saal öffnen
2 Personen
Lade- und Entladebereich freimachen
2 Personen
Bühne und Orchesteraufstellung einrichten
5 Personen
Stühle für das Publikum aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Musikinstrumente aufstellen
5 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Licht prüfen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum und Sint-Deko aufstellen
3 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Umkleide einrichten
2 Personen
Musiker empfangen
2 Personen
Instrumente stimmen
4 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Programm und Saal prüfen
2 Personen
Eingang besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Teil eins des Konzerts aufführen
20 Personen
Pausengetränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
4 Personen
Sinterklaas empfangen
3 Personen
Sinterklaas-Programm begleiten
3 Personen
Konzerteil zwei durchführen
20 Personen
Abschluss organisieren
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Abendcatering vorbereiten
3 Personen
Musikermahlzeit servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kleine Musikauftritte begleiten
3 Personen
Bar und Catering abschließen
3 Personen
Instrumente sicher verstauen
5 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
4 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Instrumente zurückbringen
3 Personen
Reste aufräumen
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 140
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
NotenpulteAnz. 24
Dirigentenpult
MusikerstühleAnz. 24
KabelmattenAnz. 8
KabelbinderAnz. 40
ErsatzbatterienAnz. 20

Beleuchtung

LED-TheaterlampenAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 6
Pieten-PosterAnz. 8
Rot-weiße GirlandenAnz. 12
Goldene SterneAnz. 20
KunstschneedeckenAnz. 4
Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 30
SchuhgeschenkeAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
ServierplattenAnz. 12

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 4
ThermobecherAnz. 20
KaffeemilchkännchenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
ServierkannenAnz. 8
KeksdosenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
Namensschilder für ErnährungswünscheAnz. 20

Reinigung

BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Tipps

Reserviere den Saal zuerst und prüfe sofort, welche Genehmigungen nötig sind. Kläre außerdem Bühne, Bestuhlung, Garderobe und Parkinformationen, bevor du Einladungen verschickst.
Bestätige Musiker, Dirigent, Gastkünstler sowie Sinterklaas und Pieten schriftlich. Lege das Repertoire früh fest, damit Noten gesammelt, kopiert und auf 100 Prozent Vollständigkeit geprüft werden können.
Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Programm, Einlasszeit und Veranstaltungsort feststehen. Erfasse bei jeder Anmeldung Ernährungswünsche und übergib die aktuelle Teilnehmerzahl rechtzeitig an das Catering.
Plane spätestens eine Woche vor dem Konzert einen Techniktest mit Mikrofonen, Lautsprechern, Mischpult, Verlängerungskabeln und Kabelmatten. Lege Ersatzbatterien und Kabelbinder bereit und sichere alle Kabel, bevor Publikum den Saal betritt.
Teile Freiwillige mit klaren Zeiten für Einlass, Garderobe, Bühne, Catering und Abbau ein. Bereite Namensschilder, gedruckte Programme sowie die Bühnen- und Sitzaufteilung am Vortag vor, statt diese Aufgaben zwischen Soundcheck und Einlass zu erledigen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sinterklaus-Konzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Genehmigungen und Programm. Musiker, Dirigent, Gastkünstler sowie Sinterklaas und Pieten sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Sinterklaus-Konzert starten?: Starte den Verkauf, sobald Ort, Datum, Programm und Einlasszeit feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vorher. So bleiben mindestens 2 Wochen, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und die benötigte Sitzplatz- und Cateringmenge abzugleichen.
Was muss man für die Technik eines Sinterklaus-Konzerts prüfen?: Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und alle Verlängerungskabel spätestens 7 Tage vorher. Wiederhole den vollständigen Soundcheck am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und halte Ersatzbatterien bereit.
Wann sollte das Catering bestellt werden?: Bestelle das Catering, sobald der Ticketverkauf eine verlässliche Teilnehmerzahl liefert, normalerweise 7 bis 10 Tage vor dem Konzert. Berücksichtige dabei alle erfassten Ernährungswünsche und plane zusätzlich Geschirr wie Tassen, Gläser, Teller, Besteck und Servierschalen ein.

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