Checklist para organizar un concierto de Sinterklaas

Un concierto de Sinterklaas combina una actuación musical, artistas invitados, familias y una recepción que debe funcionar sin pausas. Empieza fijando la fecha, el programa y la sala; después confirma músicos, repertorio, permisos y venta de entradas. En las semanas finales tendrás que coordinar invitaciones, voluntarios, catering y preferencias dietéticas. Esta checklist reúne 80 tareas y 71 materiales para que puedas avanzar en orden y llegar al día del concierto con el escenario, la técnica y la recepción preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos
Confirmar músicos y director
2 personas
Seleccionar el repertorio
3 personas
Recoger partituras
2 personas
Coordinar las actuaciones con artistas invitados
2 personas
Invitar a Sinterklaas y los Pieten
Reservar fotógrafo
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Imprimir el programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Copiar las partituras
3 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Probar los equipos técnicos
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los instrumentos
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas

Evento

Abrir la sala
2 personas
Liberar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar el escenario y la disposición de la orquesta
5 personas
Colocar sillas para el público
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar los instrumentos musicales
5 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el árbol de Navidad y la decoración de San Nicolás
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Afinar los instrumentos
4 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Comprobar el programa y la sala
2 personas
Atender la entrada
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Interpretar la primera parte del concierto
20 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Recibir a Sinterklaas
3 personas
Acompañar el programa de Sinterklaas
3 personas
Interpretar la segunda parte del concierto
20 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Despedir al público
3 personas
Preparar el catering de la noche
3 personas
Servir la comida de los músicos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar actuaciones musicales pequeñas
3 personas
Cerrar la barra y el catering
3 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
5 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver los instrumentos
3 personas
Recoger los restos
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 140
Platos de postrecant. 140
Cuchilloscant. 140
Tenedorescant. 140
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Atriles de músicacant. 24
Atril del director
Sillas para músicoscant. 24
Alfombrillas para cablescant. 8
Bridascant. 40
Baterías de repuestocant. 20

Iluminación

Luces LED de teatrocant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Luces decorativascant. 8

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 6
Pósters de Pietencant. 8
Guirnaldas rojas y blancascant. 12
Estrellas doradascant. 20
Mantas de nieve artificialcant. 4
Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 30
Regalos para el zapatocant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cucharonescant. 8
bandejascant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Mantelescant. 14
Bandejas para servircant. 12

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Vasos térmicoscant. 20
Cafetera con jarracant. 6
Azucareroscant. 6
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Jarras para servircant. 8
Botes de galletascant. 8
Cestas de pancant. 8
Tarjetas de nombre para restricciones dietéticascant. 20

Limpieza

Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3

Consejos

Cierra primero la fecha, la sala y el programa. Reserva también al director, los músicos y a Sinterklaas con varias semanas de margen, porque cambiar una actuación afecta al repertorio, las invitaciones y la venta de entradas.
No dejes los permisos y la información práctica para el final. Publica con la invitación cómo llegar y dónde aparcar, y confirma al menos una semana antes las condiciones de la sala, los horarios de acceso y la distribución del escenario.
Prepara el material musical en dos fases: recoge y copia las partituras con antelación y reúne los instrumentos antes del montaje. Reserva un atril para cada músico, otro para el director y lleva baterías de repuesto para la técnica.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas, y cubre los cables del paso con alfombrillas para evitar tropiezos.
Calcula la recepción a partir de las inscripciones confirmadas, no de una estimación general. Cierra las preferencias dietéticas unos días antes y deja listas las mesas, vajilla, percheros, tarjetas de nombre y papeleras antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Sinterklaas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La fecha, la sala, los músicos, Sinterklaas, los permisos y el programa condicionan el resto de tareas; deja las confirmaciones finales y el montaje para la última semana.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas para el concierto?: Ábrela cuando estén confirmados la fecha, la sala y el programa, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra las inscripciones varios días antes del evento para ajustar el catering, las tarjetas de nombre y la distribución de asientos.
¿Cuándo se prueba el equipo técnico?: Haz una prueba completa como mínimo el día anterior y repasa conexiones antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y baterías de repuesto, no solo que el equipo se encienda.
¿Qué hay que preparar el día del concierto de Sinterklaas?: Reserva al menos 3 horas antes de la llegada del público para montar sillas, mesas, percheros, escenario, atriles e instrumentos. Usa la última hora para revisar el programa impreso, las tarjetas de nombre, el catering y la coordinación con artistas y voluntarios.

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