LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor je Sint-Patrickfestival organiseren

Een Sint-Patrickfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen groene decoratie en muziek. Leg eerst datum, locatie, melding en programma vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en materiaal. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen en het verdelen van taken. Plan op de dag zelf tijd voor geluidscontrole, het opbouwen van partytenten en tafels en een aparte controle van dieetmaaltijden. Zo voorkom je dat essentiële spullen of informatie pas tijdens het festival ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie en datum bevestigen

  • Evenementmelding indienen

  • Muziekprogramma vastleggen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Cateringhoeveelheden berekenen

    2 personen

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Benodigdheden inkopen

    2 personen

  • Decoratie bestellen

  • Vrijwilligers indelen

  • Programma aan vrijwilligers sturen

  • Muziekbestanden verzamelen

  • Geluidsapparatuur testen

    2 personen

  • Route- en parkeerinformatie delen

  • Voorraadlijst controleren

    2 personen

  • Houdbare boodschappen ophalen

    2 personen

  • Verse boodschappen ophalen

    2 personen

  • Dieetmaaltijden apart labelen

    2 personen

  • Groenten en fruit wassen

    2 personen

  • Sausjes en dips voorbereiden

    2 personen

  • Decoratie sorteren

    2 personen

  • Locatievloer en entree controleren

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Buffet- en dranktafels plaatsen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Ierse vlaggen plaatsen

    2 personen

  • Lichtverlichting ophangen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Microfoon en muziek testen

    2 personen

  • Buffetgerechten bereiden

    4 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie- en theepunt inrichten

    2 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    2 personen

  • Buffet voorzien van labels

    2 personen

  • Ingang en garderobe inrichten

    2 personen

  • Afvalbakken en schoonmaakpunt plaatsen

    2 personen

  • Laatste veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Programma aankondigen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Muziek verzorgen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Buffet warm houden

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Laatste ronde aankondigen

  • Gasten uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Etensresten veilig opbergen

    2 personen

  • Servies en bestek verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen en afvoeren

    3 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven boodschappen opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Biertafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 100
  • Buffettafelsaantal 4
  • Garderoberekkenaantal 2

Servies

  • Bordenaantal 120
  • Kommetjesaantal 100
  • Besteksetsaantal 120
  • Drinkglazenaantal 150
  • Wijnglazenaantal 60
  • Koffiekopjesaantal 80

Decoratie

  • Groene ballonnenaantal 100
  • Witte ballonnenaantal 50
  • Oranje ballonnenaantal 50
  • Ierse vlaggenaantal 12
  • Groene slingersaantal 8
  • Klaverbladversieringaantal 30
  • Tafelkledenaantal 12
  • Servettenhoudersaantal 12
  • Buffetbordjesaantal 20
  • Naamkaartjesaantal 120

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Warmhoudbakkenaantal 4

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 6
  • LED-lantaarnsaantal 10

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koks- en serveermessenaantal 12
  • Serveerschalenaantal 12
  • Opslagbakkenaantal 12
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Toiletborstelsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en muziekprogramma vaststaan. Geef aanmeldingen een duidelijke einddatum, zodat je uiterlijk een week vooraf aantallen, dieetwensen en cateringhoeveelheden kunt berekenen.
  • Plan het ophalen in twee momenten: houdbare boodschappen eerder en verse boodschappen zo kort mogelijk voor aanvang. Houd koelboxen en warmhoudbakken apart in je voorraadcontrole, zodat eten niet onnodig lang op temperatuur blijft.
  • Test geluidsapparatuur vóór de opbouw volledig met actieve speakers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer niet alleen of muziek afspeelt, maar ook of de microfoon verstaanbaar is vanaf de verste plek.
  • Stuur vrijwilligers het programma vooraf en geef iedereen een duidelijke rol voor entree, buffet, muziek en opruimen. Tel op de dag zelf eerst de tafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken voordat je decoratie ophangt.
  • Label dieetmaaltijden apart en zet ze niet tussen het algemene buffet. Controleer vóór opening ook de entree, vloer, route-informatie, parkeerinformatie en verlichting met lichtslingers of LED-lantaarns.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sint-Patrickfestival organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, evenementmelding en muziekprogramma. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en sluit aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het festival.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een Sint-Patrickfestival?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel extra voorraad op voor vrijwilligers en houd ook water en alcoholvrije opties mee in je berekening.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor het festival?
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 2 weken voor het festival. Bereken daarna de hoeveelheden en label dieetmaaltijden apart voordat het buffet wordt klaargezet.
Wanneer test ik de muziek en geluidsapparatuur?
Test muziekbestanden, speakers, microfoons en het mengpaneel minimaal 1 week vooraf. Doe op de festivaldag nog een korte eindtest nadat de apparatuur op de definitieve plek staat.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!