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St.-Patrick-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein St.-Patrick-Festival braucht mehr als grüne Dekoration und irische Musik. Du musst frühzeitig Ort und Datum bestätigen, die Veranstaltung melden und Anmeldungen samt Ernährungswünschen auswerten. Danach folgen Mengenplanung, Reservierungen, Techniktest und die Einteilung der Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich durch die 63 Aufgaben – von der ersten Festlegung bis zum kontrollierten Aufbau mit Zelten, Tischen, Buffet und Tonanlage.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Veranstaltungsmeldung einreichen

  • Musikprogramm festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Benötigtes Material einkaufen

    2 Personen

  • Dekoration bestellen

  • Freiwillige einteilen

  • Programm an Freiwillige senden

  • Musikdateien sammeln

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel abholen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten separat kennzeichnen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Soßen und Dips vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Gelände und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet- und Getränketische aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Irische Fahnen aufstellen

    2 Personen

  • Lichterkette aufhängen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon und Musik testen

    2 Personen

  • Buffetgerichte zubereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet mit Etiketten versehen

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Mülleimer und Reinigungsstation aufstellen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet warm halten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Essensreste sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 100
  • BuffetischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 120
  • SchälchenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 120
  • TrinkgläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 80

Dekoration

  • Grüne BallonsAnz. 100
  • Weiße LuftballonsAnz. 50
  • Orange BallonsAnz. 50
  • Irische FlaggenAnz. 12
  • Grüne GirlandenAnz. 8
  • KleeblattdekoAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • BuffettellerAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 120

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und ServiermesserAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Plane die Cateringmengen nach der finalen Personenzahl und markiere Diätmahlzeiten separat, damit sie beim Buffet nicht verwechselt werden.
  • Teste die aktiven Lautsprecher, Funkmikrofone und das Mischpult vor dem Aufbau vollständig. Sammle die Musikdateien vorher an einem Ort und prüfe, ob Verlängerungskabel und Stromwege ausreichen.
  • Teile den Freiwilligen das Programm schriftlich mit und lege konkrete Zuständigkeiten für Eingang, Buffet, Musik und Abbau fest. So bleibt am Festtag niemand unklar, wer eine Aufgabe übernimmt.
  • Hole haltbare Lebensmittel früher und frische Einkäufe möglichst kurz vor dem Festival ab. Gemüse und Obst solltest du erst danach waschen, Soßen und Dips jedoch rechtzeitig vorbereiten und gekühlt lagern.
  • Kontrolliere Gelände und Eingang vor dem Aufbau auf Wege, Parkmöglichkeiten und fehlendes Material. Stelle zuerst Partyzelte, Tische und Stühle auf und richte anschließend Buffet, Garderobe, Dekoration und Beleuchtung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein St.-Patrick-Festival organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und Veranstaltungsmeldung. Einladungen und Anmeldungen sollten mehrere Wochen vor dem Termin laufen, damit Catering und Sitzplätze auf einer verlässlichen Personenzahl basieren.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für ein St.-Patrick-Festival?
Berechne die Mengen nach der bestätigten Gästezahl und plane beim Catering eine kleine Reserve von etwa 10 Prozent ein. Für Getränke kannst du im ersten Veranstaltungsstunde mit ungefähr 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen und danach den tatsächlichen Ablauf anpassen.
Wann sollte die Technik für das Festival getestet werden?
Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Musikdateien spätestens am Vortag. Vor Ort folgt am Veranstaltungstag ein kurzer Funktionstest, bevor Gäste eintreffen – idealerweise 60 bis 90 Minuten vorher.
Wann baut man ein St.-Patrick-Festival auf?
Plane den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass. Zelte, Tische und Stühle kommen zuerst, danach Buffet, Garderobe, Dekoration, Lichterketten und LED-Laternen; die Eingangskontrolle sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.

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