Organiser un Festival de la Saint-Patrick sans rien oublier
Un Festival de la Saint-Patrick demande plus qu’une décoration verte et quelques boissons. Il faut confirmer le lieu, déposer la déclaration d’événement, suivre les inscriptions et coordonner les bénévoles avant de passer aux achats et au montage. Le plan ci-dessous regroupe 63 tâches et 43 fournitures, depuis la préparation du programme musical jusqu’à l’installation des tentes, des tables et du buffet. Utilise-le pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Déposer la déclaration d’événement
Conserver le programme musical
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Acheter les fournitures nécessaires
2 personnes
Commander la décoration
Répartir les bénévoles
Envoyer le programme aux bénévoles
Rassembler les fichiers musicaux
Tester le matériel sonore
2 personnes
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Récupérer les denrées non périssables
2 personnes
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les sauces et les dips
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier le sol du site et l’entrée
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables du buffet et des boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des drapeaux irlandais
2 personnes
Installer les éclairages
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester le micro et la musique
2 personnes
Préparer les plats du buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Buffet avec étiquettes
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Installer les poubelles et le point de nettoyage
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Annoncer le programme
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Fournir la musique
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Maintenir le buffet au chaud
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Annoncer le dernier tour
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables de bièreqté 8
- Chaisesqté 100
- Tables de buffetqté 4
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 120
- Petits bolsqté 100
- Couvertsqté 120
- Verres à boireqté 150
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 80
Décoration
- Ballons vertsqté 100
- Ballons blancsqté 50
- Ballons orangeqté 50
- Drapeaux irlandaisqté 12
- Guirlandes vertesqté 8
- Décoration en trèfleqté 30
- Nappesqté 12
- Porte-serviettesqté 12
- Assiettes de buffetqté 20
- Badges nominatifsqté 120
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 10
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Bacs de rangementqté 12
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par confirmer le lieu et la date, puis dépose la déclaration d’événement dans le délai demandé par les autorités. Garde le programme musical validé avec les autres documents de préparation.
- Traite les inscriptions avant de calculer les quantités de catering. Demande les besoins alimentaires suffisamment tôt pour étiqueter séparément les repas spéciaux le jour du festival.
- Répartis les bénévoles par créneau et envoie-leur le programme avant l’événement. Prévois notamment des personnes pour l’accueil, le buffet, le matériel sonore et le rangement.
- Teste les microphones sans fil, la table de mixage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Rassemble aussi les fichiers musicaux au même endroit pour éviter une recherche urgente pendant le programme.
- Planifie les achats en deux temps : récupère les denrées non périssables à l’avance et va chercher les produits frais peu avant le festival. Le jour du montage, vérifie d’abord le sol et l’entrée avant d’installer les tentes, les tables et les chaises.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Festival de la Saint-Patrick ?
- Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, déposer la déclaration, conserver le programme musical et ouvrir les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout aux courses fraîches, aux préparations alimentaires et aux vérifications techniques.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un Festival de la Saint-Patrick ?
- Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Fixe une date limite de réponse au moins 10 jours avant le festival pour calculer le catering.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour ce festival ?
- Le nombre dépend de la fréquentation, mais répartis les bénévoles sur au moins quatre fonctions : accueil, buffet, son et installation. Communique les horaires et les responsabilités 7 à 10 jours avant, puis confirme les présences 48 heures à l’avance.
- Quand installer les tentes, les tables et la décoration ?
- Effectue le montage le jour même si le lieu est accessible assez tôt, ou la veille si l’autorisation le permet. Vérifie d’abord le sol et l’entrée, puis installe les tentes, les tables et les chaises avant de trier la décoration et de poser les guirlandes lumineuses.
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