Checklist para organizar un Festival de San Patricio
Un Festival de San Patricio necesita más que decoración verde y música irlandesa. Hay que cerrar el lugar y la fecha, tramitar la notificación, coordinar el programa musical y calcular comida y bebida según las inscripciones. Esta checklist reúne 63 tareas y 43 elementos para avanzar en el orden correcto, desde las primeras reservas hasta el montaje de carpas, mesas, sonido y buffet. También contempla los detalles que suelen retrasarse: dietas especiales, aparcamiento, inventario y pruebas técnicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Presentar la notificación del evento
Registrar el programa musical
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar mesas y sillas
Comprar los materiales necesarios
2 personas
Pedir decoración
Asignar voluntarios
Enviar el programa a los voluntarios
Reunir archivos de música
Probar el equipo de sonido
2 personas
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Recoger víveres no perecederos
2 personas
Recoger la compra fresca
2 personas
Etiquetar por separado las comidas especiales
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar salsas y dips
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Comprobar el suelo del recinto y la entrada
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar mesas de buffet y bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar banderas irlandesas
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono y la música
2 personas
Preparar los platos del bufé
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Etiquetar el bufé
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Colocar cubos de basura y punto de limpieza
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Anunciar el programa
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Proporcionar la música
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Mantener el bufé caliente
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
Recoger la vajilla y los cubiertos
3 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillascant. 100
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 120
- Cuencoscant. 100
- Cubiertoscant. 120
- Vasoscant. 150
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 80
Decoración
- Globos verdescant. 100
- Globos blancoscant. 50
- Globos naranjascant. 50
- Banderas irlandesascant. 12
- Guirnaldas verdescant. 8
- Decoración de trébolcant. 30
- Mantelescant. 12
- Porta-servilletascant. 12
- Platos de buffetcant. 20
- Tarjetas de nombrecant. 120
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Faroles LEDcant. 10
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de cocina y de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y la fecha antes de enviar invitaciones: la notificación del evento y el registro del programa musical pueden requerir varios días de gestión.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y etiqueta las comidas especiales por separado. Así puedes calcular las cantidades de catering sin improvisar el día del festival.
- Asigna voluntarios con antelación y envíales el programa completo. Reserva al menos una persona para revisar inventario, otra para recibir la compra fresca y otra para coordinar el montaje.
- Prueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y regletas antes de que llegue el público. Reúne también los archivos de música en un solo lugar para evitar búsquedas durante el evento.
- Programa el montaje después de comprobar el suelo y la entrada del recinto. Monta primero las carpas y coloca después mesas, sillas, buffet, iluminación y decoración para mantener libres las zonas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival de San Patricio?
- Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar el lugar, presentar la notificación, registrar la música y reservar mesas, sillas y carpas. Deja la última semana para compras, inventario, confirmaciones y pruebas de sonido.
- ¿Cuándo debo calcular la comida y recoger las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias al hacer las inscripciones y calcula el catering cuando tengas una cifra provisional de asistentes. Cierra las cantidades entre 7 y 10 días antes, y compra los productos frescos lo más cerca posible del evento.
- ¿Cuándo se monta la decoración del Festival de San Patricio?
- Clasifica globos, banderas, guirnaldas y decoración de trébol el día anterior. El montaje de carpas, mesas, manteles e iluminación puede hacerse el mismo día, normalmente entre 3 y 5 horas antes de la llegada del público.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir el recinto?
- Revisa la entrada y el suelo, la estabilidad de carpas y mesas, el inventario, las etiquetas de las comidas especiales y el funcionamiento del sonido. Haz esta revisión final entre 60 y 90 minutos antes del inicio.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!