Zo organiseer je een singer-songwriterfestival

Begin met de datum en locatie, en werk daarna pas het programma uit. Bij een singer-songwriterfestival hangen artiesten, techniek en publiekscapaciteit nauw samen: verzamel per act de technische eisen voordat je reserveringen bevestigt. Plan vervolgens de optredens, communicatie, vrijwilligers en catering terug vanaf de festivaldag. Reserveer tijd voor een technische controle, artiestenkamers en een laatste weerscheck als je buiten werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Artiesten benaderen
2 personen
4
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
5
Technische eisen verzamelen
2 personen
6
Optredenschema uitwerken
2 personen
7
Reserveringen bevestigen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Promotie online plaatsen
2 personen
11
Posters verspreiden
3 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Artiesteninformatie versturen
14
Crewindeling maken
2 personen
15
Bezoekerslijst controleren
16
Techniek inventariseren
2 personen
17
Podiumindeling tekenen
2 personen
18
Menukaart maken
19
Vrijwilligers instrueren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelwaren ophalen
2 personen
24
Artiestenkamers inrichten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffiepunt voorbereiden
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Leveringen ontvangen
3 personen
30
Podium opbouwen
4 personen
31
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
32
Microfoons aansluiten
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Stroompunten controleren
2 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Entreebalie inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
39
Bar inrichten
3 personen
40
Toiletten controleren
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Soundcheck uitvoeren
3 personen
44
Catering voor crew klaarzetten
2 personen
45
Registratietafel bemannen
2 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Eerste optreden begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Optredens ombouwen
3 personen
54
Artiesten aankondigen
55
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten tussentijds reinigen
58
Laatste optreden begeleiden
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

62
Eten en drinken afdekken
2 personen
63
Podiumapparatuur afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Overgebleven eten sorteren
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Artiesten uitbetalen
73
Gevonden voorwerpen bewaren
74
Bezoekersberichten beantwoorden
75
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptop voor muziek
Kassa'saantal 2
Pinautomaat
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 30
Podiumdoekenaantal 4
Programmastandaardsaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegers en blikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per artiest vóór het definitieve schema vast welke microfoons, DI-boxen, monitorboxen, kabels en aansluitingen nodig zijn. Zo ontdek je niet op de festivaldag dat een akoestische gitaar of laptop een andere aansluiting vereist.
Maak het optredenschema met wisseltijd tussen de acts. Reken naast de speeltijd minimaal 15 minuten voor afbouw, soundcheck of instrumentwissel, zeker als meerdere artiesten dezelfde mengtafel en monitorboxen gebruiken.
Werk met een crewindeling per tijdsblok en geef vrijwilligers uiterlijk één week vooraf hun taak. Wijs afzonderlijke personen aan voor artiestenontvangst, techniek, garderobe, bar en publiekscontrole.
Controleer de stroom- en kabelroute voordat podiumdelen en partytenten worden geplaatst. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten zo dat looproutes vrij blijven en bezoekers niet over XLR- of instrumentkabels kunnen struikelen.
Regel catering niet pas na het programma. Verzamel dieetwensen vóór de boodschappen, richt artiestenkamers vóór de eerste soundcheck in en bereid hapjes zo dat koffie, glazen en serveermateriaal tijdens de ontvangst al klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een singer-songwriterfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de datum, locatie en artiesten. Leg het programma uiterlijk 6 weken voor het festival vast, zodat techniek, promotie, reserveringen en uitnodigingen nog kunnen worden afgestemd.
Hoeveel tijd moet er tussen optredens van singer-songwriters zitten?: Plan meestal 15 tot 30 minuten tussen twee acts. Bij een vaste podiumindeling en gedeelde apparatuur kan 15 minuten genoeg zijn; bij meerdere instrumentwissels of een nieuwe soundcheck is 30 minuten realistischer.
Wanneer verzamel je de technische eisen van artiesten?: Vraag de technische informatie direct bij de boeking op en controleer alles uiterlijk 4 weken voor het festival. Maak daarna een gezamenlijke inventaris van microfoons, DI-boxen, statieven, monitoren, kabels en stroomaansluitingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een singer-songwriterfestival?: Voor een kleinschalig festival heb je naast de organisator minimaal 4 tot 6 vrijwilligers per tijdsblok nodig: voor ontvangst, techniek, bar of catering, publieksbegeleiding en opruimen. Plan extra overlap van 30 minuten bij de wissel van ploeg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.