Organiser un festival de singer-songwriter, étape par étape

Un festival de singer-songwriter se prépare d’abord autour des artistes, du lieu et des contraintes techniques. Fixez la date, réservez un espace adapté, puis construisez le programme avant de lancer les invitations et la promotion. Les besoins de chaque musicien doivent être recueillis assez tôt pour prévoir la sonorisation, les retours, les micros et les branchements. Les dernières vérifications concernent l’accueil, les loges, les repas, la météo et la répartition précise de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Fixer le programme des artistes
2 personnes
5
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
6
Élaborer le programme des spectacles
2 personnes
7
Confirmer les réservations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Publier la promotion en ligne
2 personnes
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations sur les artistes
14
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
15
Vérifier la liste des participants
16
Recenser le matériel technique
2 personnes
17
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
18
Créer le menu
19
Briefer les bénévoles
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les produits frais
2 personnes
24
Aménager les loges des artistes
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer le point café
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Réception des livraisons
3 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Brancher les microphones
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Aménager le bar
3 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
44
Préparer le catering pour l’équipe
2 personnes
45
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Encadrer la première prestation
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Adapter les spectacles
3 personnes
54
Annoncer les artistes
55
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Nettoyer les toilettes entre-temps
58
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

62
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
63
Démonter l'équipement de scène
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Trier les restes
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Payer les artistes
73
Conserver les objets trouvés
74
Répondre aux messages des visiteurs
75
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tablesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable pour la musique
Caissesqté 2
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Passe-câblesqté 12

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Tentures de scèneqté 4
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à main et pellesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les artistes. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour recueillir les disponibilités, signer les réservations et préparer la communication.
Demandez à chaque artiste sa fiche technique dès le premier échange : instruments, micros, boîtiers DI, retours et durée du changement de plateau. Une relance 3 semaines avant le festival évite les surprises au montage.
Construisez un conducteur avec les horaires d’arrivée, de balance, de repas, de passage sur scène et de fin. Gardez 15 à 20 minutes entre deux artistes pour les changements de câbles et de matériel.
Attribuez chaque mission à une personne identifiable : accueil, artistes, scène, bar, repas et bénévoles. Faites un briefing de 30 minutes avant l’ouverture, avec un exemplaire du programme et les numéros utiles.
Ne laissez pas les achats frais et la météo au dernier moment. Vérifiez les prévisions 48 heures avant, récupérez les produits frais la veille ou le matin même, et préparez les loges ainsi que les en-cas avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de singer-songwriter ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les artistes, recueillir leurs besoins techniques, communiquer sur le programme et organiser les bénévoles.
Quand faut-il demander les besoins techniques des artistes ?: Demandez-les dès la confirmation de chaque réservation, puis vérifiez la fiche technique environ 3 semaines avant le festival. Contrôlez notamment les micros, boîtiers DI, retours, câbles et branchements électriques.
Comment organiser les horaires d’un festival de singer-songwriter ?: Établissez le programme après avoir reçu les durées de passage et les contraintes des artistes. Laissez 15 à 20 minutes entre deux prestations pour les changements de plateau, les réglages et les déplacements.
Quand préparer les repas et les loges des artistes ?: Recueillez les besoins alimentaires au moins 2 semaines avant l’événement. Préparez les loges, les boissons et les en-cas avant l’arrivée des artistes, puis récupérez les produits frais la veille ou le matin du festival.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.