Cómo organizar un festival de cantautores sin perder el control

Un festival de cantautores se organiza en dos líneas paralelas: cerrar artistas y programa, y preparar el lugar con sonido, escenario y atención al público. Empieza fijando la fecha y reservando el espacio; después confirma las necesidades técnicas de cada actuación antes de anunciar el cartel. Durante las últimas semanas tendrás que coordinar inscripciones, promoción, voluntarios, compras y camerinos. El día del festival, una distribución clara del escenario y una prueba técnica a tiempo evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del festival
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Contactar con los artistas
2 personas
4
Confirmar el programa de artistas
2 personas
5
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
6
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
7
Confirmar las reservas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Publicar la promoción en línea
2 personas
11
Distribuir carteles
3 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar la información de los artistas
14
Hacer la distribución del equipo
2 personas
15
Comprobar la lista de visitantes
16
Inventariar la técnica
2 personas
17
Dibujar la distribución del escenario
2 personas
18
Preparar el menú
19
Instruir a los voluntarios
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Recoger los productos refrigerados
2 personas
24
Montar los camerinos de los artistas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Preparar el punto de café
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Recibir entregas
3 personas
30
Montar el escenario
4 personas
31
Instalar el sistema de sonido
3 personas
32
Conectar los micrófonos
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Montar el mostrador de entrada
2 personas
38
Montar el buffet de catering
3 personas
39
Montar la barra
3 personas
40
Comprobar los baños
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Recibir a los artistas
2 personas
43
Hacer la prueba de sonido
3 personas
44
Preparar la comida para el equipo
2 personas
45
Atender la mesa de registro
2 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Repartir el programa
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Acompañar la primera actuación
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Montar y desmontar las actuaciones
3 personas
54
Anunciar a los artistas
55
Mantener limpia la zona del público
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Limpiar los baños periódicamente
58
Coordinar la última actuación
2 personas
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
60
Cerrar la caja
2 personas
61
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

62
Cubrir la comida y la bebida
2 personas
63
Desmontar el equipo del escenario
4 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Retirar los residuos
2 personas
69
Clasificar la comida sobrante
2 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Pagar a los artistas
73
Guardar los objetos perdidos
74
Responder a los mensajes de los visitantes
75
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesascant. 8
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 10
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátil para música
Cajas registradorascant. 2
Cajero automático
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharonescant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 30
Telones de escenariocant. 4
Atriles para programascant. 6
Pizarrascant. 4
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobillas y recogedorescant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los artistas antes de publicar la promoción. Pide a cada músico sus requisitos técnicos y reúne toda la información en una sola hoja para que el equipo de sonido pueda preparar micrófonos, cajas DI, monitores y cables.
Elabora el programa teniendo en cuenta los cambios entre actuaciones. Reserva tiempo para retirar instrumentos, recolocar soportes y hacer una comprobación rápida del sonido; encadenar artistas sin margen suele retrasar todo el festival.
Dibuja la distribución del escenario antes del montaje. Marca la posición de altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, monitores, focos y cables, y deja los cables cubiertos en las zonas de paso para evitar tropiezos.
Asigna responsables concretos a voluntarios para recepción, artistas, escenario, comida y compras. Haz una reunión de 20 minutos antes de abrir las puertas y entrega también el programa y la información de cada artista.
No dejes la comida y los productos refrigerados para el último momento. Recoge las preferencias dietéticas con las inscripciones, prepara el menú, revisa la lista de compra y calcula las porciones antes de comprar; comprueba además la previsión meteorológica si usas carpas o mobiliario exterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cantautores?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, contactar con artistas y cerrar el programa. Deja las dos últimas semanas para promoción, inscripciones, compras, voluntarios y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo hay que confirmar las necesidades técnicas de los artistas?: Pídelas al contactar con cada artista y confírmalas como máximo 3 semanas antes del festival. Así puedes comprobar con tiempo micrófonos, cajas DI, monitores, cables, regletas y tomas de corriente.
¿Cuánto tiempo debe durar la prueba de sonido?: Calcula al menos 20 minutos por artista y añade entre 30 y 45 minutos para revisar la mesa de mezclas, los monitores y el sistema principal. Programa la prueba antes de la llegada del público, no durante las puertas abiertas.
¿Cuándo hay que preparar los camerinos y los aperitivos?: Monta los camerinos y prepara los aperitivos el mismo día, entre 2 y 3 horas antes del inicio. Los productos refrigerados deben recogerse y conservarse fríos hasta poco antes de servirlos.

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