So organisierst du ein Singer-Songwriter-Festival

Ein Singer-Songwriter-Festival steht und fällt mit einem realistischen Ablaufplan: Erst sicherst du Datum und Location, dann baust du das Künstlerprogramm und die Technik darauf auf. Plane Auftrittszeiten, Umbaupausen und Zuständigkeiten, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. Besonders oft werden technische Anforderungen, Künstlerzimmer und Helfer-Schichten zu spät geklärt. Mit einer festen Reihenfolge behältst du Publikum, Bühne, Verpflegung und Backstage-Bereich gemeinsam im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Künstler ansprechen
2 Personen
4
Künstlerprogramm festhalten
2 Personen
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Aufführungsplan ausarbeiten
2 Personen
7
Reservierungen bestätigen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Werbung online stellen
2 Personen
11
Poster verteilen
3 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Künstlerinformationen versenden
14
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
15
Besucherliste prüfen
16
Technik inventarisieren
2 Personen
17
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
18
Speisekarte erstellen
19
Freiwillige einweisen
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kühlwaren abholen
2 Personen
24
Künstlerzimmer einrichten
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
30
Bühne aufbauen
4 Personen
31
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
32
Mikrofone anschließen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Eingangstresen einrichten
2 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
39
Bar einrichten
3 Personen
40
Toiletten kontrollieren
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
42
Künstler empfangen
2 Personen
43
Soundcheck durchführen
3 Personen
44
Catering für das Team bereitstellen
2 Personen
45
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Programm verteilen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Auftritte umbauen
3 Personen
54
Künstler ankündigen
55
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten zwischendurch reinigen
58
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
59
Besucher verabschieden
3 Personen
60
Kasse abschließen
2 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

62
Essen und Getränke abdecken
2 Personen
63
Bühnenequipment abbauen
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Abfall entsorgen
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
70
Materialien inventarisieren
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Künstler auszahlen
73
Fundgegenstände aufbewahren
74
Besucheranfragen beantworten
75
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
TischeAnz. 8
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop für Musik
KassenAnz. 2
Geldautomat
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 30
BühnentücherAnz. 4
ProgrammständerAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die technischen Anforderungen direkt nach der Künstlerzusage. Sammle pro Act Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und benötigte Kabel und gleiche die Liste spätestens zwei Wochen vor dem Festival mit dem vorhandenen Material ab.
Plane den Aufführungsplan nicht nur nach Spielzeit. Rechne pro Wechsel mindestens 15 Minuten ein und gib Künstlern ihre Ankunftszeit, den Soundcheck und den Bühnenzugang schriftlich durch.
Teile die Crew in konkrete Schichten ein: Einlass, Bühne, Technik, Bar und Abbau. Eine kurze Einweisung am Veranstaltungstag, etwa 90 Minuten vor dem Einlass, verhindert doppelte Zuständigkeiten.
Bereite den Backstage-Bereich spätestens am Vortag vor. Künstlerzimmer, Getränke und Snacks werden leicht vergessen, obwohl mehrere Acts zwischen Soundcheck und Auftritt dort warten.
Prüfe Wettervorhersage, Zelte, Kabelmatten und Beleuchtung 24 Stunden vorher. Bei einer Außenbühne sollten empfindliche Technik und Stromleitungen nicht erst bei den ersten Regentropfen geschützt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Singer-Songwriter-Festival organisieren?: Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Datum, Location und Künstleranfragen. Spätestens acht Wochen vor dem Termin sollten Programm, Technikbedarf und Helferplanung stehen.
Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Auftritten liegen?: Plane mindestens 15 Minuten für einen einfachen Wechsel und 30 Minuten bei Instrumentenwechsel oder zusätzlichem Soundcheck ein. So gerät das Programm nicht schon nach dem zweiten Act in Verzug.
Wann sollte man die Technik für ein Singer-Songwriter-Festival prüfen?: Erfasse die Anforderungen der Künstler vier bis sechs Wochen vorher und mache die Inventur spätestens zwei Wochen vor dem Festival. Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel anschließend gemeinsam.
Wie viele Helfer braucht ein kleines Singer-Songwriter-Festival?: Plane mindestens eine Person für Einlass, eine für Bühne und eine für Technik pro Schicht ein. Für Bar, Verpflegung und Pausenvertretung kommen meist zwei weitere Personen hinzu; die genaue Zahl hängt von Besucherzahl und Öffnungszeit ab.

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