Checklist voor een singer-songwriterfestival organiseren
Een singer-songwriterfestival staat of valt met een strak programma en techniek die per optreden klopt. Leg eerst datum en locatie vast, bevestig daarna artiesten, technische eisen en het optredenschema. In de laatste weken verschuift de aandacht naar bezoekers, vrijwilligers, catering en artiestenkamers. Deze checklist helpt je om reserveringen, geluid, verlichting, hapjes en praktische festivalinformatie op tijd af te ronden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Artiesten benaderen
2 personen
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
Technische eisen verzamelen
2 personen
Optredenschema uitwerken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie versturen
Crewindeling maken
2 personen
Bezoekerslijst controleren
Techniek inventariseren
2 personen
Podiumindeling tekenen
2 personen
Menukaart maken
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren ophalen
2 personen
Artiestenkamers inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Catering voor crew klaarzetten
2 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optredens ombouwen
3 personen
Artiesten aankondigen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Nazorg
Eten en drinken afdekken
2 personen
Podiumapparatuur afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven eten sorteren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Artiesten uitbetalen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bezoekersberichten beantwoorden
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 8
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 10
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 2
- XLR-kabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptop voor muziek
- Kassa'saantal 2
- Pinautomaat
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
Servies
- Glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 30
- Podiumdoekenaantal 4
- Programmastandaardsaantal 6
- Krijtbordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handvegers en blikkenaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
- Wasmandenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel de technische eisen van elke artiest zodra het programma vaststaat. Noteer per optreden microfoons, DI-boxen, monitorboxen, instrumentkabels en benodigde aansluitingen, zodat je niet op de festivaldag nog moet improviseren.
- Maak uiterlijk een week vooraf een tijdschema met opbouw, soundchecks, optredens en wissels. Plan per artiest minimaal 15 minuten voor een soundcheck en houd extra tijd vrij voor kabels en podiumwissels.
- Controleer drie dagen vooraf de bezoekerslijst, dieetwensen, boodschappenlijst en reserveringen. Haal koelwaren pas op de afgesproken dag op en bewaar hapjes en drank gekoeld tot de uitgifte.
- Wijs vrijwilligers per taak aan en geef voor opening een korte instructie van 15 minuten. Laat één persoon techniek coördineren, één persoon artiesten begeleiden en één persoon bezoekers en garderobe beheren.
- Teken de podiumindeling voordat je podiumdelen, luidsprekers en LED-spots plaatst. Leg verlengkabels en XLR-kabels langs looproutes onder kabelmatten en test alle microfoons, monitorboxen en lichtsnoeren vóór de eerste artiest arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een singer-songwriterfestival organiseren?
- Leg de datum, locatie en eerste artiestencontacten bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast. Begin uiterlijk 8 weken voor het festival met promotie, aanmeldingen en het verzamelen van technische eisen.
- Hoeveel tijd moet ik tussen optredens plannen?
- Reserveer meestal 15 tot 30 minuten tussen twee optredens voor afbouw, kabelwissels en een korte soundcheck. Bij verschillende instrumentbezettingen is 30 minuten veiliger dan een strak schema zonder buffer.
- Wanneer moet ik de techniek voor een singer-songwriterfestival testen?
- Maak de technische inventarisatie minimaal 2 weken vooraf en test alle apparatuur uiterlijk 1 dag voor het festival. Controleer op de dag zelf opnieuw microfoons, DI-boxen, monitorboxen, kabels en stroomaansluitingen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een singer-songwriterfestival?
- Reken bij een klein festival op minimaal 4 vrijwilligers: één voor techniek, één voor artiesten, één voor bezoekers en één voor catering of garderobe. Plan daarnaast een reservepersoon in voor pauzes en onverwachte uitval.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!