Checklist para organizar un festival de cantautores

Un festival de cantautores necesita más coordinación de la que parece: artistas con necesidades técnicas distintas, cambios de escenario, sonido, público, comida y voluntarios. Esta checklist reúne 75 tareas y 54 elementos para seguir el trabajo en orden, desde fijar la fecha y reservar el lugar hasta preparar camerinos y aperitivos. Úsala para no dejar la promoción, la información técnica ni las compras refrigeradas para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival
2 personas
Reservar el lugar
Contactar con los artistas
2 personas
Confirmar el programa de artistas
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
Confirmar las reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de los artistas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Comprobar la lista de visitantes
Inventariar la técnica
2 personas
Dibujar la distribución del escenario
2 personas
Preparar el menú
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los productos refrigerados
2 personas
Montar los camerinos de los artistas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la barra
3 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Preparar la comida para el equipo
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Montar y desmontar las actuaciones
3 personas
Anunciar a los artistas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
Coordinar la última actuación
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

Cubrir la comida y la bebida
2 personas
Desmontar el equipo del escenario
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Clasificar la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Pagar a los artistas
Guardar los objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesascant. 8
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 10
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátil para música
Cajas registradorascant. 2
Cajero automático
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharonescant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 30
Telones de escenariocant. 4
Atriles para programascant. 6
Pizarrascant. 4
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobillas y recogedorescant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa de actuaciones antes de publicar las invitaciones. Así puedes informar de horarios, duración de cada actuación y posibles cambios de equipo sin corregir la comunicación varias veces.
Pide los requisitos técnicos de cada cantautor con antelación y compáralos en una sola lista. Comprueba especialmente micrófonos, cajas DI, monitores, cables y tomas eléctricas antes de hacer la distribución del escenario.
Dibuja el escenario y asigna el equipo antes del montaje. Deja definidos los lugares para altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, soportes de micrófono y cables para que los cambios entre actuaciones sean rápidos.
Prepara camerinos, percheros y aperitivos antes de que lleguen los artistas. Recoger sus preferencias dietéticas con tiempo evita compras de última hora y permite tener listas las bebidas, tazas, platos y cubiertos necesarios.
Comprueba la previsión meteorológica y la lista de visitantes el día anterior. Si hay carpas o parte del festival al aire libre, revisa también la iluminación, las linternas, las alfombrillas para cables y la protección del equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cantautores?: Empieza al menos 8 semanas antes: reserva el lugar, contacta con los artistas y recopila sus requisitos técnicos durante las primeras 2 semanas. Deja la compra de productos refrigerados para el día anterior o el mismo día, según el menú.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y el programa?: Confirma las reservas y el programa provisional unas 4 semanas antes. Envía la información definitiva a artistas, voluntarios e invitados al menos 7 días antes del festival.
¿Qué equipo de sonido necesita un festival de cantautores?: Como base, revisa altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores y cables XLR y de instrumentos. Haz un inventario completo entre 2 y 3 días antes y prueba todo antes de abrir las puertas.
¿Cuándo hay que preparar el escenario y los camerinos?: Monta el escenario y distribuye el equipo varias horas antes de la primera actuación. Los camerinos, percheros y aperitivos deberían estar listos al menos 60 minutos antes de la llegada prevista de los artistas.

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