Singer-Songwriter-Festival organisieren: die Checkliste

Ein Singer-Songwriter-Festival steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verlässlicher Tontechnik und guter Kommunikation mit den Künstlern. Lege zuerst Termin und Location fest, bevor du Programm, Reservierungen und Werbung koordinierst. Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts frühzeitig und plane Aufbau, Soundcheck und Auftritte mit festen Uhrzeiten. Die Checkliste führt dich durch Vorbereitung, Einkauf, Crew-Einteilung und die letzten Kontrollen vor dem Festival.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum festlegen
2 Personen
Location reservieren
Künstler ansprechen
2 Personen
Künstlerprogramm festhalten
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Aufführungsplan ausarbeiten
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Werbung online stellen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen versenden
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
Besucherliste prüfen
Technik inventarisieren
2 Personen
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
Speisekarte erstellen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren abholen
2 Personen
Künstlerzimmer einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Catering für das Team bereitstellen
2 Personen
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Auftritte umbauen
3 Personen
Künstler ankündigen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Essen und Getränke abdecken
2 Personen
Bühnenequipment abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Künstler auszahlen
Fundgegenstände aufbewahren
Besucheranfragen beantworten
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
TischeAnz. 8
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop für Musik
KassenAnz. 2
Geldautomat
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 30
BühnentücherAnz. 4
ProgrammständerAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Location und Reservierungen spätestens 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei, ob Bühne, Stromanschlüsse, Künstlerzimmer und überdachte Bereiche tatsächlich verfügbar sind.
Fordere die technischen Anforderungen jedes Acts mindestens 4 Wochen vorher an. Ein Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und passende XLR- und Instrumentenkabel dürfen nicht erst beim Aufbau geprüft werden.
Plane für jeden Auftritt einen festen Soundcheck und mindestens 15 Minuten Umbauzeit ein. Zeichne die Bühnenaufteilung vorab und markiere, wo Mikrofonständer, Monitorboxen und Instrumente stehen.
Verschicke Künstlerinformationen spätestens 10 Tage vor dem Festival mit Anfahrt, Auftrittszeit, Soundcheck, Ansprechpartner und Verpflegung. Erfasse Ernährungswünsche gesammelt, damit Snacks und Speisekarte rechtzeitig vorbereitet werden können.
Prüfe Wettervorhersage und Einkaufsliste 48 Stunden vor Beginn. Bei einem Außenfestival müssen Partyzelte, Kabelmatten, Batterielaternen und ausreichend Sitzplätze bereits vor dem Aufbau bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Singer-Songwriter-Festival organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Künstleranfragen. Vier Wochen vor dem Festival sollten Programm, Technik und Werbung bereits feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Singer-Songwriter-Festival?: Plane mindestens 4 Stunden für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Beleuchtung und Verkabelung ein. Rechne zusätzlich 30 bis 45 Minuten pro Künstler für Soundcheck und individuelle Einstellungen.
Wie viele Künstler braucht man für ein Singer-Songwriter-Festival?: Für einen kompakten Festivaltag reichen meist 5 bis 8 Acts mit jeweils 30 bis 45 Minuten Spielzeit. Zwischen den Auftritten solltest du 15 Minuten Umbauzeit einplanen.
Wann sollte man Einladungen und Künstlerinformationen verschicken?: Einladungen und Werbung können 6 bis 8 Wochen vorher starten. Die verbindlichen Künstlerinformationen mit Zeitplan, Technik und Anfahrt verschickst du spätestens 10 Tage vor dem Festival.

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