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Organiser un festival de singer-songwriters sans rien oublier

Un festival de singer-songwriters repose sur une programmation bien calée et une technique adaptée à chaque artiste. Cette checklist de 75 tâches et 54 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement final. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : exigences techniques, loges, repas, inscriptions et répartition des bénévoles. Prévoyez une vraie marge pour les confirmations et les essais de son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date du festival

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Contacter les artistes

    2 personnes

  • Fixer le programme des artistes

    2 personnes

  • Recueillir les exigences techniques

    2 personnes

  • Élaborer le programme des spectacles

    2 personnes

  • Confirmer les réservations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations sur les artistes

  • Établir la répartition de l’équipe

    2 personnes

  • Vérifier la liste des participants

  • Recenser le matériel technique

    2 personnes

  • Dessiner le plan de la scène

    2 personnes

  • Créer le menu

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Aménager les loges des artistes

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le point café

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    3 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Aménager le comptoir d’entrée

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Aménager le bar

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Effectuer les réglages sonores

    3 personnes

  • Préparer le catering pour l’équipe

    2 personnes

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Encadrer la première prestation

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Adapter les spectacles

    3 personnes

  • Annoncer les artistes

  • Maintenir la propreté de l'espace public

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Nettoyer les toilettes entre-temps

  • Encadrer la dernière représentation

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

Suivi

  • Couvrir la nourriture et les boissons

    2 personnes

  • Démonter l'équipement de scène

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Trier les restes

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Payer les artistes

  • Conserver les objets trouvés

  • Répondre aux messages des visiteurs

  • Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 8
  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables de bièreqté 10
  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 120
  • Tabourets de barqté 8
  • Portantsqté 2

Équipement

  • Haut-parleursqté 4
  • Subwoofersqté 2
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 6
  • Pieds de microqté 6
  • Boîtiers DIqté 4
  • Caissons de monitoringqté 2
  • Câbles XLRqté 12
  • Câbles d'instrumentsqté 10
  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 8
  • Ordinateur portable pour la musique
  • Caissesqté 2
  • Terminal de paiement
  • Talkies-walkiesqté 6
  • Batteries externesqté 6

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes à pilesqté 8
  • Passe-câblesqté 12

Vaisselle

  • Verresqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Pinces de serviceqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Louchesqté 8

Décoration

  • Drapeaux de festivalqté 30
  • Tentures de scèneqté 4
  • Pupitres de programmeqté 6
  • Panneaux en ardoiseqté 4
  • Panneaux indicateursqté 10
  • Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Balais à main et pellesqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Brosses de toilettesqté 4
  • Paniers à lingeqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Demandez les fiches techniques de chaque artiste avant de finaliser le programme : le nombre de micros, de boîtiers DI, de retours et de câbles peut varier d’un concert à l’autre.
  • Dessinez le plan de scène avant l’installation. Placez les haut-parleurs, subwoofers, retours, pieds de micro et passe-câbles afin de limiter les changements entre deux passages.
  • Bloquez la répartition de l’équipe au moins une semaine avant le festival. Prévoyez des responsables distincts pour l’accueil, les artistes, la technique, les boissons et le suivi des inscriptions.
  • Vérifiez la météo 48 heures avant l’événement, surtout si les tentes de réception, les tables de bière ou une partie de la scène sont installées dehors. Gardez une solution pour protéger le matériel électrique.
  • Récupérez les produits frais le jour même et préparez les en-cas des artistes avant leur arrivée. Les loges doivent être prêtes avant le premier soundcheck, avec de l’eau, des tasses et un espace pour les affaires personnelles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de singer-songwriter ?
Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les artistes, réserver le lieu, fixer le programme et lancer la promotion. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et le briefing de l’équipe.
Quand demander les besoins techniques des artistes ?
Demandez-les dès le premier contact et relancez les artistes qui n’ont pas répondu sous 7 jours. Regroupez toutes les informations au plus tard 3 semaines avant le festival pour vérifier la console, les micros, les DI, les retours et les câbles.
Quand préparer le plan de scène et le programme ?
Établissez une première version du programme environ 4 semaines avant l’événement, puis finalisez le plan de scène 2 à 3 semaines avant. Envoyez ensuite les horaires confirmés aux artistes et à l’équipe technique.
Quand faire les courses pour un festival de singer-songwriters ?
Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant et récupérez les produits frais le jour du festival. Vérifiez la liste des courses la veille pour éviter les oublis de boissons, d’en-cas, de vaisselle et de café.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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